Jaką niszczarkę do papieru wybrać?
Choć jeszcze kilka lat niszczarki dokumentów były sprzętem okazjonalnie wykorzystywanym w biurach, to obecnie coraz częściej pojawiają się w domach. Z pewnością wzrost zainteresowania urządzeniami wynika z wprowadzenia Ustawy o Ochronie Danych Osobowych. Firmy muszą niszczyć dokumenty poufne, bo nawet za nieumyślne udostępnienie danych osobowych nieuprawnionym do tego osobom grożą dotkliwe kary. Poza tym niszczarka biurowa przydaje się w domach, ponieważ na wielu rachunkach, wyciągach, pismach znajdują się informacje, które nie powinny znaleźć się w niepowołanych miejscach.
Inną motywacją szczególnie dla przedsiębiorców, gdy zastanawiają się, jaka niszczarka będzie najlepsza, jest rosnąca konkurencja, a tym samym konieczność chronienia informacji poufnych, strategii rozwoju czy też innowacyjnych projektów. I choć może się wydawać, że ten cel jest irracjonalnym powodem, by inwestować w sprzęt do niszczenia dokumentów, ale praktyka pokazuje, że zaufanie musi być ograniczone w każdej branży. W sklepach znaleźć można mniejsze i większe urządzenia. Mają rozmaite parametry i funkcje dodatkowe, więc bez problemu można dobrać najlepszą opcję do swoich potrzeb. Poza tym wsparciem jest również ranking niszczarek do papieru, który zestawia popularne urządzenia.
Różne dom na rynki rodzaje niszczarek. W pierwszym momencie dzieli się je na urządzenia tnące w paski. Są to niszczarki tańsze, więc najczęściej wykorzystywane są do cięcia arkuszy papieru o niewielkim stopniu tajności. Bardziej specjalistyczne są urządzenia, które tną na ścinki. Tego typu proces sprawia, że nikt nie odczyta treści dokumentów papierowych i nie będzie w stanie ułożyć niewielkich kawałków papieru w całość. Tego typu niszczarki poleca się przy pracy z dokumentami ze ściśle tajnymi informacjami.
W przypadku niszczarek warto również zastanowić się, gdzie się będzie ich używać oraz jakiej wielkości urządzenia się potrzebuje. Wyróżnia się więc sprzęty biurowe, biznesowe, osobiste, przybiurkowe oraz wysokowydajne. Te ostatnie są przeznaczone dla dużych korporacji. W mniejszych kilkuosobowych firmach sprawdzą się osobiste czy przybiurkowe, a domowa niszczarka może być bardzo kompaktowa.
Najlepsze niszczarki mają szereg rozmaitych funkcji. Bez wysyłki poradzą sobie z dokumentami wraz ze zszywkami i spinaczami. Poza tym w wielu urządzeniach można także zniszczyć formularze zalaminowane lub będące w foliowych koszulkach oraz folie do rzutników. Wiele sprzętów jest również wyposażonych w kieszeń do niszczenia płyt CD/DVD, a przecież w dalszym ciągu wiele danych przechowujemy w formie elektronicznej, kart kredytowych, debetowych, dostępu do drzwi i wielu innych twardych materiałów. Dzięki temu można zachować bezpieczeństwo finansów oraz przestrzeni biura, hotelu czy apartamentu.
Przy wyborze niszczarki warto także zwracać uwagę na pojemność kosza. Ten parametr będzie musiał odpowiadać naszym potrzebom, ale także wielkości miejsca, jakim dysponujemy. To zawsze dodatkowy sprzęt przy biurku. I dlatego w wielu domach czy firmach świetnie sprawdzi się mini niszczarka, którą nakłada się na kosz do śmieci, a sama w sobie nie zajmuje wiele miejsca i może być przechowywana w szufladzie.
W biurze i w domu idealna będzie niemalże bezobsługowa niszczarka dokumentów. Im bardziej intuicyjnie będzie działać, tym większa będzie oszczędność czasu na pozornie przecież błahe rzeczy. To samo dotyczy opróżniania pojemnika co kilka dni. Dlatego, jeśli wiesz, że dużo papieru niszczarka będzie musiała ciąć, kup urządzenie z dużym koszem. W domu sprawdzi się pojemność około 10 litrów, w kilkuosobowej firmie - około 20 litrów, a w średniej idealne będzie większe urządzenie - najlepiej o pojemności od 30 do 50 litrów. Duże korporacje inwestują natomiast w wydajne i wielkie sprzęty.
Poza czysto praktycznymi aspektami warto pamiętać o tym, że niszczarki do dokumentów tajnych muszą spełniać określone normy. Im mniejsze ścinki papieru będą po zniszczeniu tym większy stopień poufności. Od 2012 roku to norma DIN 66399 określa siedem kategorii ochrony niszczenia dokumentów papierowych. Dwie pierwsze klasy tajności są używane są dla ogólnej korespondencji biurowej. Niszczarki tnące dokumenty na paski o maksymalnej szerokości 6mm lub 12mm będą więc optymalne do domu czy też firmy. Oczywiście, w przypadku gdy mamy do czynienia z dokumentami poufnymi, należy sięgnąć po niszczarki tnące papier na bardzo wąskie paski - maksymalnie do 2mm. Co więcej, ich długość nie może być większa niż 8cm. W tej kategorii mieszczą się także ścinki o wymiarach 60 na 4mm. Dokumenty tajne i ściśle tajne muszą być cięte na niewielkie ścinki, których powierzchnia nie powinna przekraczać 100 mm², a nawet 30mm². Wówczas praktycznie niemożliwe jest odtworzenie i odczytanie dokumentu. Takie urządzenia mają najwyższy stopień tajności. Warto także zwrócić uwagę na wydajność niszczarki. Ten parametr wskazuje, że dokumenty będą niszczone szybko, sprawnie i w dużych ilościach.
