KSeF wchodzi w drugi etap. Nowy obowiązek dla firm od 1 kwietnia

Podczas konferencji prasowej szef Krajowej Administracji Skarbowej (KAS) Marcin Łoboda oraz jego zastępca Zbigniew Stawicki przypomnieli, że od 1 kwietnia do systemu KSeF dołączy grupa przedsiębiorców, u których wartość sprzedaży w 2024 roku nie przekroczyła 200 mln zł. Wyjątek stanowią podatnicy, których miesięczna sprzedaż dokumentowana fakturami nie jest wyższa niż 10 tys. zł brutto. Ponadto właścicieli firm z pewnością ucieszy zapowiedziany brak sankcji za błędy popełnione przy korzystaniu z KSeF w całym 2026 roku.

Resort finansów z satysfakcją odnotowuje rosnącą aktywność użytkowników KSeF i podaje, ile firm wystawiło już e-Faktury. Skalę adaptacji nowego systemu obrazują dane przedstawione przez Marcina Łobodę: "Od momentu uruchomienia systemu obserwujemy stały wzrost aktywności użytkowników. Faktury w systemie wystawiło ponad 345 tys. podmiotów, z czego jedynie około 5 tys. to firmy, które zostały objęte obligatoryjnym stosowaniem systemu od 1 lutego. W trakcie pierwszych dwóch miesięcy przyjęliśmy ponad 87 mln faktur, a najwięcej dokumentów, ponad 3 mln, przesłano 3 marca".

Z danych KAS wynika również, że 94% przedsiębiorców korzysta z bezpiecznych metod autoryzacji, takich jak tokeny i certyfikaty, co stanowi bardzo dobry wynik.

Drugi etap wdrożenia KSeF to nie tylko nowe obowiązki dla przedsiębiorców, ale też szereg ulepszeń technicznych. Od 1 kwietnia 2026 roku system umożliwi dobrowolne wystawianie faktur VAT RR oraz ich korekt. Planowane jest także uproszczenie procedury zgłaszania tzw. faktur scamowych, co będzie możliwe zarówno w Aplikacji Podatnika, jak i poprzez interfejs API KSeF 2.0. Sama aplikacja przejdzie lifting wizualny, by stać się bardziej intuicyjna.

"Kolejne zmiany - a naliczyliśmy ich 25 - będą wdrażane sukcesywnie. Będą one oparte na wynikach testów UX (user experience), które pozwalają nam precyzyjnie określić, co jeszcze powinniśmy ulepszyć w naszych aplikacjach. Dążymy do tego, aby każdą funkcjonalność w bezpłatnych aplikacjach udostępnianych przez MF można było odnaleźć w maksymalnie trzech krokach" - tłumaczy Marcin Łoboda, szef KAS i sekretarz stanu w Ministerstwie Finansów.

Co dalej? Ministerstwo planuje m.in. wprowadzenie funkcji ukrywania faktur niepodlegających odliczeniu VAT oraz wdrożenie zbiorczego identyfikatora płatności, który stanie się niezbędny od 1 stycznia 2027 roku. Ma to zautomatyzować procesy rozliczeniowe w firmach operujących na dużej liczbie dokumentów.

Zmiana zasad dla przedsiębiorców może być wykorzystywana przez oszustów do siania dezinformacji i prowadzenia ataków przez cyberprzestępców. Mogą oni podsyłać fałszywe e-maile lub SMS-y wzywające do działania. Należy w tym okresie zachować czujność. Krajowa Administracja Skarbowa również przestrzega przed dezinformacją oraz zachęca do korzystania z oficjalnych kanałów, na których można weryfikować informacje znalezione w innych miejscach.

"Apelujemy o korzystanie wyłącznie z informacji ze sprawdzonych źródeł. W przestrzeni publicznej wciąż pojawia się dezinformacja, która może mieć różne oblicza i podłoża. Zachęcam do sięgania po treści publikowane na naszych oficjalnych stronach oraz do kontaktu z pracownikami jednostek terenowych. Nasi eksperci są gotowi wyjaśnić wszelkie wątpliwości i rozwiać obawy związane z funkcjonowaniem systemu" - powiedział Zbigniew Stawicki, zastępca szefa KAS i podsekretarz stanu w Ministerstwie Finansów.

Dla przedsiębiorców dostępna jest całodobowa infolinia KAS, formularz kontaktowy online oraz możliwość osobistej wizyty w urzędzie skarbowym, gdzie przygotowano specjalne stanowiska komputerowe do nauki obsługi systemu KSeF. Dodatkowo od 2 marca 2026 roku Ministerstwo Finansów prowadzi cykl szkoleń branżowych, realizowanych zarówno w formie stacjonarnej, jak i zdalnej, aby jak najlepiej przygotować poszczególne sektory gospodarki do pełnej cyfryzacji obiegu faktur.