Pan tu nie stał, czyli koniec z tradycyjną administracją i urzędami?
Pandemia koronawirusa sprawiła, że na szybko musieliśmy zmienić wiele aspektów naszego życia. Praca, edukacja, rozrywka, zakupy czy sprawy urzędowe - nagle rzeczywistość, którą dobrze znaliśmy, przestała istnieć, będąc zastąpiona przez cyfrowy odpowiednik.
Rewolucja zamiast ewolucji - tak można najprościej podsumować to, co wydarzyło się w naszym kraju w zakresie cyfryzacji na przestrzeni ostatnich dwóch lat. Bo, o ile do robienia zakupów w sklepach internetowych, oglądania filmów i grania w serwisach streamingowych czy kontaktów w mediach społecznościowych byliśmy już przyzwyczajeni, tak większość z nas nie miała wcześniej do czynienia z pracą z domu (którą trzeba połączyć z wyprowadzaniem psa i słuchaniem marudzenia nudzących się dzieci), nauką zdalną przez Teamsa (której trudno konkurować z Facebookiem) czy załatwianiem spraw urzędowych z poziomu przeglądarki internetowej (co to w ogóle jest profil zaufany?).
Pandemia zmusiła nas jednak do działania i odłożenia na bok wszystkich wątpliwości - żeby normalnie funkcjonować, musieliśmy przenieść dużą część naszego życia do cyfrowej rzeczywistości i okazało się, że nie jest to wcale takie trudne. Pytanie tylko, czy to stan przejściowy i zaraz po zakończeniu pandemii zaczniemy wracać do starych zwyczajów, czy może zainicjowanych zmian nie można już zatrzymać. Wydaje się, że zdecydowanie to drugie, a przynajmniej w niektórych dziedzinach życia, bo spotkań z rodziną, przyjaciółmi i współpracownikami faktycznie nam brakowało, ale z pewnością nie tęskniliśmy za przysłowiową panią ze skarbówki i urzędową "atmosferą".
Jeżeli można więc wskazać jakiekolwiek pozytywne zmiany wywołane pandemią, to bez wątpienia będzie to cyfryzacja administracji publicznej, która nabrała ogromnego rozpędu. Wydaje się, że w kilka miesięcy przeszła drogę, której nie mogła pokonać przez długie lata - tak, musiał pojawić się wirus paraliżujący cały świat, żeby w polskich urzędach nie trzeba było spędzać długich godzin, czekając w kilometrowej kolejce tylko po to, żeby złożyć w “okienku" jeden dokument.
Oczywiście, należy uczciwie zaznaczyć, że zmiany zaczęły się już jakiś czas temu i wystarczy tylko wspomnieć o profilu zaufanym, który pozwala na pewne działania urzędowe, możliwości rozliczenia się z Urzędem Skarbowym online czy opcji sprawdzenia w sieci, czy nasze nowe dokumenty są już gotowe do odbioru, ale ten również dopiero ostatnio zyskał obecną formę.
Na własnym przykładzie wiem też, że do załatwienia części spraw w urzędach na krótko przed pandemią potrzebny był... dzień wolny od pracy, a jak człowiek miał pecha i dużo do ogarnięcia, to nawet dwa.
Tak, kolejki w urzędzie komunikacji w moim mieście były wręcz legendarne i na porządku dziennym było wysyłanie na miejsce niepracującego członka rodziny na długie godziny przed otwarciem, żeby zajął miejsce (jak ktoś pojawił się za późno, to ... zapraszamy następnego dnia, tylko wcześniej, bo sytuacja się powtórzy). Rejestracja w Urzędzie Pracy? Powtórka z rozrywki, czyli kolejki, powszechna irytacja i słynne “pan tu nie stał". Do tego ZUS na drugim końcu miasta, więc jeśli nie mamy samochodu, to spędzamy kilkadziesiąt minut w komunikacji miejskiej, żeby złożyć jeden dokument i za dwa tygodnie dowiedzieć się pocztą, że nie taki jak trzeba. Absurd gonił absurd.
Za sprawą pandemii wiele się jednak zmieniło i obecnie naprawdę dużą część spraw urzędowych możemy załatwić z poziomu telefonu czy komputera. Wystarczy założyć profil zaufany (system potwierdzający naszą tożsamość), żeby zyskać dostęp do wielu możliwości.
Jakich? Mamy podglądu swojego konta pacjenta (recepty, skierowania, wizyty itp), możemy złożyć wniosek o wydanie dowodu osobistego i sprawdzić, czy jest gotowy do odbioru, zgłosić narodziny dziecka, zmianę miejsca zamieszkania, sprawdzić swoje punkty karne, zgłosić zbycie lub nabycie auta, złożyć wnioski o różne świadczenia, odpis aktu stanu cywilnego, deklarację podatkową czy wniosek o rejestrację działalności gospodarczej, a także wysłać pismo urzędowe czy zapytanie do konkretnej instytucji publicznej oraz uzyskać na nie odpowiedź.
Tam, gdzie nie sięga profil zaufany, są też inne możliwości, nazwijmy je "półcyfrowymi". Może i nie pozwolą załatwić wszystkiego bez wychodzenia z domu i konieczna będzie wizyta w urzędzie, ale zdecydowanie oszczędzają czas.
A mowa o tym, że na stronach części urzędów możemy umówić się na wizytę na konkretną godzinę albo sprawdzić, ile osób czeka obecnie na obsługę w takim miejscu - tak działa na przykład system składania wniosków o wydanie paszportu i ich odbierania.
W niektórych miastach Polski stanęły również tzw. urzędomaty, czyli urządzenia wyglądające zupełnie jak paczkomaty, ale służące jak sama nazwa wskazuje do komunikacji z urzędem. Jeśli nie możemy czegoś załatwić przez internet i musimy złożyć dokumenty na piśmie, to zamiast jechać do urzędu, który działa w bardzo ograniczonych godzinach, szukamy najbliższego urzędomatu, czynnego 24 godziny na dobę i zostawiamy w nim przesyłkę. Urząd odbiera wszystkie każdego dnia, a kiedy odpowiedź będzie gotowa, dostajemy przesyłkę zwrotną i wiadomość umożliwiającą jej odebranie w ten sam sposób. Można?
