Znowu ucieka ci życie? Nie marnuj swego czasu!

Przeczytaj fragment książki "Trening ikigai. Japońska sztuka codziennej radości":

Odnosisz czasem wrażenie, że właśnie ucieka ci pociąg życia? Że twój porządek dnia wisi na włosku? Czy miałeś takie poczucie, że pod ciężarem wielu różnych zobowiązań twoje życie lada chwila może się wykoleić?

Jeżeli na choć jedno z powyższych pytań odpowiedziałeś twierdząco, zapewne nie zarządzasz prawidłowo swoim czasem, co w wielu przypadkach bierze się z nieefektywnego gospodarowania środkami. Czas i pieniądz są ze sobą bowiem ściśle powiązane.

Wystarczy podać bardzo prosty przykład: jeżeli w odpowiednim momencie nie zrobisz zakupów w supermarkecie z najlepszymi ofertami cenowymi, to potem musisz na ostatnią chwilę lecieć do delikatesów za rogiem i zapłacić odpowiednio więcej.

Przyjrzyjmy się teraz podstawowej, za to bardzo skutecznej metodzie optymalizowania swojego czasu, pieniędzy i życia.

Dobre zorganizowanie w życiu to prawdziwa sztuka. Zazwyczaj przecież czas pędzi jak szalony, a my nie wykonaliśmy nawet połowy rzeczy, które zamierzaliśmy zamknąć przed nadejściem weekendu.

Często mamy tyle spraw do załatwienia, że nawet nie wiemy, od którego miejsca zacząć, w wyniku czego ogarnia nas niemoc i nie wykonujemy żadnego zadania. Albo skupiamy się na czymś, co tak naprawdę nie ma znaczenia, ale postrzegamy to jako pilne.

Aby lepiej zorganizować sobie nasz tygodniowy plan działań, trzeba bardzo dobrze wiedzieć, które zadania mają priorytet i kiedy zostaną wykonane i zamknięte. Pozwoli nam to bez wyrzutów sumienia cieszyć się weekendem i spać, ile trzeba, bez porannego zrywania się z łóżka pod wpływem stresu.

Cel to nie być wiecznie z pracą "na wczoraj", aby od czasu do czasu trochę nacieszyć się życiem: pójść do kina, przeczytać dla przyjemności jakąś powieść czy skorzystać z innych przyziemnych rozrywek.

W swoim wystąpieniu Ostatni wykład Randy Pausch wyznał, że "matryca czasu Coveya" okazała się absolutnym kluczem do wszystkich sukcesów, jakie odniósł w życiu.

Trzymając się powyższej tabelki, możemy sporządzić dobrze uporządkowany spis rzeczy zgodnie z prawem pilności i prawem ważności. Kiedy już wypiszemy naszą listę obowiązków, powinniśmy uporządkować je w następujący sposób:

1. Bezwzględnie priorytetowo potraktować zadania pilne i ważne - im wcześniej je zaczniemy, tym lepiej.

2. W następnej kolejności zająć się rzeczami ważnymi, ale nie tak pilnymi.

3. Dopiero na końcu uwzględnić kwestie pilne, ale nie tak ważne.

4. Sprawy nie tak pilne i nie tak ważne możemy od razu z czystym sumieniem wykreślić z listy.

Podejście naprawdę level hard zaproponował Ingvar Kamprad, założyciel IKEI. Kamprad radzi nam: "Podziel swoje życie na dziesięciominutowe jednostki i jak najmniej poświęcaj na sprawy nieistotne".

Trzy klasyczne przypadki trwonienia czasu

Czasem jest tak, że nie wiadomo, jak i kiedy godziny przelatują nam między palcami niczym ziarnka piasku. Przyjrzyjmy się, jakie są we współczesnym świecie główne "wyrwy" i jakie są środki, żeby je skutecznie uszczelnić:

Pokusa sieci społecznościowych. Rozwiązanie jest bardzo proste i nie wymaga specjalnego wyjaśnienia: wystarczy od wszystkiego odłączyć się przynajmniej na czas, gdy zajmujemy się czymś wymagającym naszej uwagi.

Posiłki z przyjaciółmi i/lub klientami. Aktywny zawodowo i towarzysko człowiek łatwo może doprowadzić do sytuacji, w której każdego dnia w tygodniu jada w restauracjach, nie tylko wydając tam pieniądze, ale też "tracąc" średnio dwie godziny dziennie. Jeśli do tego jeszcze pije wino do posiłku, późniejsza obniżka wydajności jest potężna. Rozwiązanie to: zgadzać się tygodniowo na co najwyżej jeden czy dwa wspólne obiady na mieście. Jeśli musimy spotykać się z wieloma osobami, możemy połączyć je w cztero- czy pięcioosobowe grupy, za kryterium obierając podobieństwo wykonywanych zawodów. Zyskujemy w ten sposób potencjalne godziny pracy; przyjaźń i atencję zaś możemy podarować innym. Inną strategią zaoszczędzenia czasu będzie zamiana obiadu na co najwyżej czterdziestominutową wspólną kawę.

Zajmowanie się sprawami osobistymi. Nigdy nie należy tego robić w godzinach pracy, lecz w czasie wolnym. Jeśli bowiem czas przeznaczony na zarobkowanie poświęcamy na sprawy osobiste, kończy się to potem tym, że trzeba siedzieć po nocach i w weekendy, nadrabiając niewykonaną pracę. Tymczasem inni będą wtedy odpoczywać.

I wreszcie: odejmowanie sobie godzin snu nigdy nie jest dobrym pomysłem, by "nadgonić z robotą". Nawet jeśli dzięki temu wszystko dokończymy w terminie - w noc lub wczesny poranek przed uroczystą datą oddania efektu pracy - to za wszelką cenę należy unikać takich sytuacji. Abstrahując od zagrożeń związanych ze zdrowiem i przedwczesnym starzeniem się, taki sposób postępowania wcale nie powoduje oszczędności czasowej. Jeśli odpoczywasz tylko po cztery, pięć godzin, mózg pracuje na wolniejszych obrotach i w ciągu każdej godziny wykonasz o wiele mniej, niż gdybyś wypoczywał co najmniej siedem godzin. Jak by na to spojrzeć, po prostu się nie opłaca.

Tak się nazywa bardzo skuteczna technika zwiększania wydajności i kończenia wszystkiego na czas:

1. Podziel czas poświęcony na pracę na kolejne okresy 25-minutowe (bez jakiegokolwiek odrywania się od zajęcia).

2. Rób pięciominutową przerwę po każdych 25 minutach pracy.

3. Raz na cztery "pomodory" możesz sobie podarować dłuższą przerwę, trwającą kwadrans.

Powyższa metoda jest tak skuteczna, ponieważ ograniczenie działania do dwudziestu pięciu minut zmusza nas do pełnej uwagi, aby z powodzeniem wykonać drobne zadanie, jakie sobie wyznaczyliśmy. Zapewniamy sobie chwile oddechu, ponadto łagodzimy stres satysfakcjonującą świadomością finalizowania wielu kwestii oczekujących na wykonanie.

Swoją nazwę metoda ta zawdzięcza kuchennemu czasomierzowi w kształcie pomidora, używanemu podczas gotowania. Zastosowanie jej w biurze lub w domu pomoże podołać wyzwaniu wypełniania naszych zadań i nie skonać z wycieńczenia.

Fragment książki "Trening ikigai. Japońska sztuka codziennej radości. Wydawnictwo Muza. Premiera: 4 kwietnia 2018 r.