Komunikacja w zespole projektowym - jak o nią zadbać?

• Narzędzia do komunikacji wykorzystywane w zespole projektowym powinny być proste w obsłudze oraz dostosowane do specyfiki realizowanego projektu, umożliwiając szybką wymianę zdań.
• Poszczególni członkowie teamu muszą znać zasady komunikacji obowiązujące w firmie, co znacznie ułatwi porozumiewanie się w sprawie projektu.
• Na efektywną komunikację w zespole wpływa także odpowiedni feedback, który powinien być wartościowy dla odbiorcy.

Efektywna komunikacja w zespole projektowym nie byłaby możliwa bez odpowiednich narzędzi. Wybrane programy czy aplikacje powinny być jak najlepiej dostosowane do konkretnego środowiska pracy oraz potrzeb użytkowników. Wśród najpopularniejszych tego typu rozwiązań warto wyróżnić narzędzia służące do komunikacji wewnętrznej, jak chociażby Google Hangouts. Na szczególną uwagę zasługują także programy umożliwiające swobodną komunikację około projektową - dobrym wyborem może być chociażby IC Project, który pozwala na dodawanie komentarzy do wybranych elementów projektu.

Czy znasz najnowsze wiadomości ze świata GitHub? Jeśli jesteś programistą, koniecznie zapoznaj się z artykułem: GitHub wprowadza Blackbird - nową wyszukiwarkę kodu!

Komunikacja w zespole projektowym powinna odbywać się na jasno określonych zasadach. Poszczególni członkowie teamu muszą zatem wiedzieć, do kogo mogą zgłosić się z konkretnym problemem i jak długo będą oczekiwać na odpowiedź. Jeśli jesteś osobą odpowiedzialną za kierowanie danym projektem, najlepiej ustal godziny, w których zawsze będziesz dostępny dla współpracowników - jeżeli będą chcieli porozmawiać z Tobą osobiście. Ważne jest także wyznaczenie konkretnych kanałów komunikacji (na przykład e-maila), pozwalających na przekazywanie informacji online.

Dobrym pomysłem na usprawnienie komunikacji w zespole może być również ustalenie cotygodniowych spotkań o tej samej godzinie, które mogą sprowadzać się na przykład do omawiania postępów w realizacji danego projektu lub wspólnej burzy mózgów.

W wielu firmach ciekawym rozwiązaniem są także codzienne meetingi na koniec dnia, będące okazją do podsumowania działań zespołu. Warto pamiętać o tym, aby w ustalaniu głównych zasad komunikacji, kierować się preferencjami pracowników. Należy zatem wspólnie z nimi ustalić, czy chcą ograniczyć lub zwiększyć liczbę meetingów w tygodniu, lub może wolą zamienić stacjonarne spotkania na spotkania online.

Jesteś zainteresowany pracą jako UX designer? Koniecznie sprawdź artykuł: Projektowanie treści - bez tego ani rusz w UX.

Z myślą o utrzymaniu efektywnej komunikacji w zespole IT należy także pamiętać o przestrzeganiu zasad konstruktywnego feedbacku. Jeśli masz konkretne uwagi do poszczególnych pracowników, postaraj się wyrazić je w taki sposób, aby zmotywować do dalszej pracy. Ważne jest, by w feedbacku nie tylko jasno wskazać błędy, ale jednocześnie dobrze je uzasadnić. Nie można również zapomnieć o udzieleniu odpowiednich wskazówek, aby odbiorca wiedział, jak powinien poprawnie wykonać powierzone zadanie. Należy też podkreślić, że dobry feedback nie może skupiać się wyłącznie na złych stronach. Jeśli zawiera on głównie komentarze dotyczące popełnionych błędów, warto przy tym wspomnieć o pozytywnych cechach pracownika, motywując go tym samym do większego zaangażowania się w realizację danego projektu.

Czy wiesz, że sztuczna inteligencja może chronić przed terroryzmem? Dowiedz się więcej i przeczytaj o wykorzystywaniu AI podczas eventów sportowych: Wielki brat na francuskich igrzyskach olimpijskich?

Dzięki efektywnej komunikacji w zespole projektowym można zadbać o większą wydajność pracy całego teamu. Warto zatem zdecydować się na wdrożenie nowoczesnych narzędzi, które ułatwią pracownikom wymienianie uwag na temat realizowanego projektu. Istotne jest również, aby ustalić jasne zasady komunikacji w firmie.