Liczy się każda strona

1.      NIE SUGERUJ SIĘ CENĄ URZĄDZENIA

Na cenę druku  największy wpływ mają koszty eksploatacji. To opłaty za materiały, przeglądy serwisowe, naprawy. Nie można też zapomnieć o administratorach obsługujących maszyny. Wybór rodzaju i typu urządzenia drukującego zdecyduje o przyszłych kosztach druku, wynikających z konieczności zakupu materiałów eksploatacyjnych i części wymiennych. Elementami, które przyjdzie nam wymieniać najczęściej, są bęben i toner. Na przykład, koncern Kyocera Document Solutions oferuje urządzenia wyposażone w wysokowydajne bębny ceramiczne, których wydajność liczona jest często w setkach tysięcy stron (a nie  dziesiątkach tysięcy - jak w wielu produktach konkurencyjnych). Znacząco ogranicza to koszty jego wymiany. Ceny materiałów eksploatacyjnych są też bardzo zróżnicowane. Zasadą jest, że tanie w zakupie urządzenia generują wysokie koszty w trakcie eksploatacji, w przeliczeniu na jedną stronę wydruku lub kopii. Wyniki badań przeprowadzanych w wyspecjalizowanych laboratoriach pokazują, że koszty wydrukowania jednej strony A4 na różnych urządzeniach mogą się różnić kilkukrotnie. W najnowszym numerze miesięcznika CHIP (12/2012) znajdą Państwo artykuł na temat oszczędnego drukowania materiałów tekstowych przy wykorzystaniu monochromatycznych (czarno-białych) drukarek laserowych. W artykule uwzględniono bardzo istotny w obecnej sytuacji ekonomicznej aspekt kosztów druku. Wśród modeli opisanych w zestawieniu znalazły się m.in. Xerox Phaser 3320, OKI B431dn, Epson AcuLaser M1400 oraz Samsung ML-2165.

Jedno z największych niezależnych laboratoriów testujących sprzęt komputerowy - Laboratorium CHIP - porównało koszty eksploatacji 72 laserowych drukarek monochromatycznych dostępnych na polskim rynku. Wg Laboratorium CHIP koszt strony A4 wydrukowanej na drukarce KYOCERA FS-2020D (obecnie  FS-2100D) jest prawie 6-krotnie niższy od najdroższego urządzenia dostępnego na rynku.

2.      KORZYSTAJ Z AUDYTU I OPROGRAMOWANIA

Firmy mają najczęściej bardzo zróżnicowany park urządzeń drukujących - różnych producentów i w rozmaitym wieku. To powoduje, że trudno jest zachować pełną kontrolę nad kosztami. W takim przypadku pomóc może audyt druku. Taką usługę oferuje np. ARCUS SA - jeden z największych na polskim rynku dostawców zintegrowanych systemów zarządzania dokumentem i korespondencją masową. Najprostszy polega na zebraniu informacji o maszynach - ich obciążeniu, stanie technicznym, zużywanych materiałach eksploatacyjnych i energii. Podczas bardziej szczegółowych badań określa się m.in. specyfikę prac wykonywanych przez urządzenia. Według raportu międzynarodowej firmy doradczej Gartner, dobry dobór urządzeń w stosunku do potrzeb - będący wynikiem profesjonalnego audytu, zdyscyplinowania pracowników, którzy wiedzą, że koszty ich wydruków są raportowane - pozwala na zmniejszenie kosztów druku nawet o 40 procent. To także oszczędność papieru, energii elektrycznej, tonerów, a to już pozwala mówić o świadomym działaniu na rzecz ochrony środowiska.

Producenci urządzeń drukujących dysponują szeroką ofertą aplikacji pozwalających, zarówno na kontrolę kosztów druku (m.in. System kontroli kosztów i bezpieczeństwa dokumentów MyQ), jak i obieg dokumentów i ich archiwizację. ARCUS, przedstawiciel Kyocera Document Solutions w Polsce, oprócz oprogramowania do monitoringu, kontroli kosztów i zarządzania bezpieczeństwem dokumentów, oferuje także oprogramowanie VARIO, służące do archiwizowania i obiegu dokumentów, pism i korespondencji, zarówno elektronicznych, jak i tych w tradycyjnej formie, które zostały zdigitalizowane.

3.      NIE KUPUJ! POSTAW NA DZIERŻAWĘ I OUTSOURCING

Aby zarządzanie flotą drukującą przebiegało w sposób bezawaryjny warto zainwestować w profesjonalną usługę - outsourcing druku. Dzięki niej można uniknąć m.in. przestojów, problemów wynikających ze złej jakości materiałów, czy też częstych awarii sprzętu.

W skład usługi outsourcingu wchodzą: zarządzanie flotą urządzeń, kosztem druku, efektywnością procesów obiegu informacji drukowanej oraz zarządzanie bezpieczeństwem informacji drukowanej.

Rosnąca popularność outsourcingu wynika z tego, że coraz więcej firm chce skupiać się na swojej podstawowej działalności, nie angażując własnych zasobów, lecz przekazując kompetencje w wybranym zakresie zewnętrznym, wyspecjalizowanym usługodawcom. W przypadku outsourcingu druku umożliwia to zarówno osiągnięcie oszczędności, przez uporządkowanie i ścisłą kontrolę procesu obiegu dokumentów, a także uwolnienie zasobów finansowych, które w tradycyjnym modelu byłyby przeznaczane na zakup i eksploatację sprzętu.

Drukuj taniej

Michał Czeredys, Prezes Zarządu ARCUS SA - dystrybutora Kyocera Document Solutions w Polsce

Oszczędności na produkcji dokumentów można osiągnąć na kilku płaszczyznach. Jeszcze dekadę temu liczył się przede wszystkim koszt zakupu urządzenia. Nie brano pod uwagę całkowitych kosztów druku. W efekcie, tanio kupowano drukarki, ale tonery, tusze i serwis kosztowały krocie. Urządzeń drukujących w firmach było wiele, czasem stały wręcz na każdym biurku. Obecnie dominują wydajne urządzenia wielofunkcyjne, pozwalające nie tylko na druk, ale np. skanowanie i tym samym digitalizowanie dokumentów. Te rozwiązania umożliwiają zwiększenie bezpieczeństwa obiegu dokumentów, rozliczenia kosztów użytkowania oraz zintegrowanie druku z obiegiem dokumentów, z kanałami komunikacji z klientami, jak e-poczta, czy faks. System zarządzania drukiem może już być traktowany jak usługa, której koszt musi uwzględniać wiele czynników. Począwszy od kosztów wydruku jednej strony, aż po utrzymanie i serwisowanie systemu.