Technologiczne trendy, z których warto skorzystać

Laptopy kupione 3 - 4 lata temu zapewne sprawiają się całkiem nieźle, jednak te które oferowane są obecnie na rynku są mniejsze, lżejsze i bardziej wydajne. Oto najważniejsze trendy dla małych i średnich firm na które powinieneś zwrócić uwagę.

Netbooki zdobywają rynek

Ultramobilne mini komputery ważące około kilograma i wielkości notatnika mogą być znakomitym narzędziem dla każdego zabieganego menedżera. Nie są tak wydajne jak klasyczne notebooki, mają mniejsze ekrany i słabsze baterie. Jednak do surfowania w internecie, przeglądania poczty i innych prostych zadań są wystarczające, co powoduje szybki wzrost ich popularności.

Jeżeli potrzebujesz komputera do nieskomplikowanych zastosowań, a twój podstawowy komputer jest ciężki, zaś smartfon ma zbyt mały ekran i klawiaturę - weź pod uwagę netbooka. Wraz z szybko rosnącą liczbą usług i aplikacji sieciowych, potrzeba posiadania wszystkiego na swoim komputerze gwałtownie maleje. Tym samym netbook w podróży staje się urządzeniem wystarczającym.

Szybki internet 3G

Co miesiąc operatorzy komórkowi pozyskują kilkadziesiąt tysięcy nowych użytkowników bezprzewodowego internetu. Sprzyja temu tendencja do wyposażania laptopów w seryjnie montowane modemy 3G. Tym samym nie trzeba już kupować zewnętrznych modemów. Wystarczy karta typu sim data, aby korzystać z sieci praktycznie wszędzie, co znacznie zwiększa efektywność pracy. Internet w pracy to konieczność - nie przegap tego trendu.

Telefony komórkowe bardziej "smart"

Mimo, że w 2009 roku wejdą do sprzedaży kolejne telefony funkcjonujące według tradycyjnego modelu narzuconego przez operatorów, na rynku stworzonym przez dostawców oprogramowania (takich jak Nokia, Apple, Google) również pojawi się więcej aparatów typu smartfon. Czemu to jest ważne dla twojej firmy?

Smartfon to dziś nie jedno z rozwiązań, a standardowe narzędzie biznesowe. Oprogramowanie, w jakie wyposażone są te urządzenia znacznie zwiększają produktywność firm.

Tak jak Gmail firmy Google zmusił innych dostawców poczty elektronicznej (Yahoo Mail, Microsoft Live/Hotmail) do podniesienia jakości swojej oferty, teraz smartfony zmuszą rynek telefonii komórkowej do rozszerzenia usług dla klientów - konsumentów i firm.

Wzrost znaczenia zintegrowanej komunikacji

Duże firmy inwestują w systemy zintegrowanej komunikacji oferowane przez Microsoft, Avayę i Cisco. Rozwiązania te przenoszą możliwości telefonii na komputer i łączą zalety telefonu, CRM, chatu, książki z adresami, kalendarza i innych elementów. Wiele firm tworzy też bogate w funkcji, a mało kosztowne platformy zintegrowanej komunikacji specjalnie dla małych firm. Znaczna część tych systemów działa w połączeniu z telefonią internetową, dzięki czemu użytkownik ma dostęp do funkcji zintegrowanej komunikacji przez telefon, komputer lub smartfon.

Jeśli chcesz mieć pewność, że nawet przy bardzo ograniczonych środkach, produktywność twojej firmy pozostaje jak najwyższa, zintegrowanie narzędzi komunikacyjnych to podstawa. Na przykład, kiedy do biura dzwoni klient, powinieneś móc automatycznie zobaczyć jego profil na ekranie komputera. To, że możesz przywitać się z nim w sposób nieco bardziej osobisty, a ponadto wiesz, kiedy miała miejsce wasza ostatnia interakcja (zamówienie, zwrot, reklamacja, itd.), ma naprawdę duże znaczenie.

Kolejny przykład: jeśli dostajesz faks, dlaczego nie miałbyś zostać zawiadomiony o jego przyjściu, a nawet móc go zobaczyć w swoim smartfonie? Szybka reakcja na wiadomość od klienta to wyższa jakość obsługi, a odpowiadanie na wiadomości od dostawcy lub pracowników w przeciągu paru godzin, a nie dni, znacznie zwiększa produktywność firmy.

Upowszechnienie backupów online

Wszyscy wiemy, że powinniśmy tworzyć kopie zapasowe naszych danych - ale niestety nie każdy tak postępuje. W 2009 roku dostawcy przedstawią użytkownikom nowe systemy tworzenia backupów w sieci. Zamiast zapisywać kopie zapasowe na twardym dysku, płycie DVD czy innym nośniku lokalnym, dane zostają przesłane przez internet i zmagazynowane na zdalnych serwerach.

Istnieje wiele rozwiązań nastawionych "na konsumenta". Znaczna część z nich dostępna jest za darmo. W 2009 roku ich oferta rozszerzy się o więcej pamięci i ulepszone metody tworzenia backupów dla małych firm przy użyciu internetu.

Kiedy (niektórzy może powiedzieliby "jeśli") coś stanie się z twoimi danymi (przypadkowe usunięcie, kradzież dokonana przez niezadowolonego pracownika, itd.), dobry system backupów daje ci pewność, że akta klientów, umowy, akta pracowników i inne dane są do odzyskania. Rozwiązania online i cloud computing sprawiają, że proces tworzenia kopii zapasowych jest całkiem zautomatyzowany i nie wymaga żadnych działań z twojej strony.

Społecznościowe media

Media społecznościowe nie są żadną nowością, ale zazwyczaj nie wykorzystuje się w pełni ich możliwości. W 2009 roku można się spodziewać, że więcej firm zacznie używać mediów społecznościowych jako środka komunikacji z klientami. Serwisy internetowe i newslettery wciąż stanowią ważne narzędzia komunikacji, ale nastąpi też wzrost wykorzystania mediów społecznościowych jako standardowego (a nie wyjątkowego) środka komunikacji.

Serwisy tego typu można wykorzystać do uzyskiwania informacji od firm, z którymi chcemy pozostać w kontakcie. Są też niezwykle przydatnym narzędziem do wyszukiwania kontaktów, ale użytkownicy rzadko wykorzystują w pełni jego potencjał. Ważne, byś dowiedział się jak najwięcej o sposobach wykorzystania mediów społecznościowych do nawiązywania kontaktów z innymi firmami, szukania nowych klientów i usprawnienia komunikacji z obecnymi.

Tanie i powszechne wideo online

Oglądałem ostatnio kamerę Flip i jestem zaskoczony jakością filmów, jakie można nią nakręcić. Choć tradycyjne kamery za 500 czy 1 500 dolarów to najlepsze rozwiązanie (wyższa jakość wideo), rozmiary, koszt i złożoność tych urządzeń ograniczają ich przydatność dla większości biznesmenów. Natomiast w przypadku filmów nakręconych telefonem komórkowym obraz jest po prostu zbyt ziarnisty.

Jako że coraz więcej firm tworzy dobrej jakości, a przy tym mało kosztowne narzędzia do produkcji oraz dzielenia się filmami wideo (jak YouTube), małe firmy mogą wykorzystać takie filmy jako efektywne narzędzie marketingowe. Filmy wideo będą dobrym uzupełnieniem bloga, newslettera czy strony na Facebooku.

Wideo konferencje

Choć CISCO Tele Presence to zbyt kosztowna technologia dla małych firm, w grę wchodzą liczne rozwiązania, które są znacznie tańsze, a dają wiele możliwości. Większość z nich opiera się na oprogramowaniu i kamerze internetowej, i polega na komunikacji przez internet.

Systemy sprzed 5 i 20 lat, gdzie obraz był ziarnisty i niskiej jakości, różnią się znacznie od dzisiejszych bogatych w różne funkcje rozwiązań. Komunikacja "twarzą w twarz" z obecnymi i potencjalnymi klientami, sprzedawcami czy pracownikami często wydaje się właściwsza niż zwykły email, telefon czy wiadomość przesłana za pomocą komunikatora internetowego. Bilety lotnicze są drogie, a wyjazdy zabierają czas, ale prowadzenie wideo konferencji jest najzupełniej wykonalne. Istnieją dziesiątki dobrych, niedrogich rozwiązań - można na przykład wypróbować Skype lub Gmail.

Oprogramowanie dostępne w sieci

W zeszłym tygodniu wyrzuciłem mnóstwo płyt CD i dyskietek z naprawdę starym oprogramowaniem, które gromadziły się u mnie od kilku lat. Teraz nie przechowuję wielu płyt. Dlaczego? Coraz więcej osób używa aplikacji dostępnych w sieci, za względu na ich przewagę nad tradycyjnym oprogramowaniem.

Tradycyjne oprogramowanie musi zostać zainstalowane na serwerze, a następnie na poszczególnych komputerach; może to spowodować awarię innych aplikacji i wiąże się z dalszymi komplikacjami, kiedy muszą z niego skorzystać pracownicy zdalni. Natomiast oprogramowanie dostępne w sieci, czyli software-as-a-service (SaaS), niweluje wszystkie te utrudnienia. Potrzebujesz tylko przeglądarki internetowej, by uzyskać dostęp do danej aplikacji. Minusy? Jeśli stracisz dostęp do internetu, to także do oprogramowania.

Jeśli twoja firma szybko się rozwija - czy to pod względem liczby klientów, pracowników czy biur - oprogramowanie dostępne w sieci z pewnością podniesie jej produktywność.

Powszechna obecność w internecie

To, że małe firmy potrzebują serwisu internetowego nie podlega już dyskusji. Właściwie debata ta przeniosła się z tematu witryn i e-mail marketingu na problem zastosowania blogów i mediów społecznościowych w biznesie. Firmy, które skutecznie wykorzystują media online do komunikacji i sprzedaży swoich usług, będą miały wierniejszych klientów i przyciągną kolejnych.

Nie ma wątpliwości, że kiedy pojawi się jakiś problem, prawie każdy szuka rozwiązania w internecie. Jeśli prowadzisz kwiaciarnię w Krakowie, twój następny klient wpisze w wyszukiwarce słowo kwiaciarnia i nazwę miasta. Jeśli masz sklep zajmujący się naprawą rakiet tenisowych w Gdańsku, twój następny klient wpisze "naprawa rakiet tenisowych" i miasto. Musisz być widoczny online, jeśli chcesz, by twoja firma dobrze prosperowała i pokonała konkurencję.

Robert Kamiński