Automatyzacja procesów w firmie – dlaczego warto inwestować w oprogramowanie dla biznesu

Automatyzacja procesów biznesowych polega na wdrażaniu i stosowaniu nowoczesnych technologii i oprogramowania w celu optymalizacji produktywności pracowników i poprawy jakości pracy organizacji. Mówiąc prościej, jest to wykorzystanie specjalnego programu, który poprawia wydajność firmy. Dzięki automatyzacji zadania, które wcześniej pracownicy wykonywali ręcznie, są przenoszone do oprogramowania.

Ponadto automatyzacja przyspiesza interakcje między pracownikami lub działami, gdyż wszystkie dane są przechowywane w jednym programie, a także zapewnia dokładność informacji, gdyż raporty i obliczenia są wykonywane przez oprogramowanie dla biznesu. Dzięki temu czas, który wcześniej poświęcali na rutynowe czynności, można przeznaczyć na ważniejsze zadania.

Jeśli nadal masz wątpliwości, czy Twoja firma potrzebuje oprogramowanie, oto kilka przekonujących argumentów:

Automatyzacja procesów biznesowych ma wiele zalet. Przyjrzyjmy się im bliżej:

• Oszczędność czasu. Oprogramowanie przejmuje rutynowe czynności, które pracownicy wcześniej wykonywali ręcznie;
• Poprawa jakości produktów i usług. Automatyzacja standaryzuje procesy i minimalizuje ryzyko błędów ludzkich;
• Przyspiesz reakcję na zmiany. Program przetwarza informacje i szybko generuje dokładne wyniki. Dzięki temu możesz szybko reagować na zmiany, podejmować decyzje i przewidywać ich konsekwencje;
• Optymalizacja kosztów. Korzystanie z oprogramowania pozwala na redukcję kosztów; w zakresie zarządzania zapasami, księgowości i przetwarzania informacji;
• Poprawa wyników kampanii marketingowych i zadowolenia klientów. Automatyzacja pomaga zoptymalizować i udoskonalić lejek sprzedażowy. Specjalistyczne oprogramowanie automatycznie generuje i wysyła spersonalizowane oferty i rekomendacje potencjalnym nabywcom, biorąc pod uwagę ich zachowania i zainteresowania;
• Zarządzanie projektami. Oprogramowanie pomaga śledzić zadania i etapy ich realizacji przez pracowników i managerów;Zapewnienie przejrzystości procesów biznesowych.

Poniższe elementy idealnie nadają się do automatyzacji:

1. Duże procesy, które dotyczą wielu pracowników lub działów jednocześnie;
2. Powtarzające się czynności, takie jak wysyłka towarów, wystawianie faktur;
3. Procesy, dla których ustalone są terminy realizacji (dostawa towarów do klientów, połączenia telefoniczne do klientów);
4. Rutynowe czynności, które zajmują dużo czasu i nie wymagają działań intelektualnych (wysyłka towarów, zakup materiałów, generowanie raportów);
5. Procesy wymagające podejmowania decyzji na podstawie danych statystycznych - automatyzacja pozwala na uzyskanie dokładnych informacji.

Każdy proces w biznesie można zautomatyzować, jednak najłatwiej jest zautomatyzować typowe operacje:

1. Zarządzanie sprzedażą;
2. Wysyłanie wiadomości e-mail i SMS3;
3. Obieg dokumentów;
4. Dokonywanie płatności;
5. Magazynowanie i księgowość.

Istnieją różne systemy automatyzacji. Przyjrzyjmy się im bliżej.

Umożliwiają tworzenie elektronicznych kartek dla klientów, przypisywanie do nich menedżerów, ustalanie terminów realizacji zleceń przez pracowników, tworzenie scenariuszy interakcji z klientami i przeglądanie wyników pracy. Opcje systemu CRM:

• Wyznaczanie i rozdzielanie zadań pomiędzy menedżerów. System CRM automatycznie otwiera wniosek po dodaniu kontaktu i przypisuje menedżera, biorąc pod uwagę liczbę aktywnych wniosków dla każdego menedżera oraz parametry zamówienia: region, rodzaj produktu i jego cenę;
• Przypomnienia o niezamkniętych zadaniach. Po wykonaniu akcji docelowej system CRM zmienia status transakcji. Gdy termin wykonania zadania upłynie, program wysyła powiadomienie do managera za pośrednictwem poczty elektronicznej lub komunikatora;
• Zapewnienie dokładności danych klientów. Oprogramowanie aktualizuje status wniosków i wprowadza zmiany na kartach klientów. Dzięki temu manager może od razu ocenić sytuację na karcie produktu i nie musi ponownie wpisywać szczegółów wniosku;Wysyłanie powiadomień. Aby poinformować klienta o statusie zamówienia, menedżer nie musi do niego dzwonić. Wystarczy skorzystać z systemu CRM. Wyśle klientowi wiadomość SMS lub e-mail;
• Ocena jakości pracy działu sprzedaży. Za pomocą systemu CRM menedżer może śledzić efektywność pracy każdego menedżera, biorąc pod uwagę dane statystyczne: liczbę połączeń, listów, spotkań i zrealizowanych transakcji.

Należą do nich narzędzia automatyzujące (CRM, HRM5, ECM6 i inne). Systemy ERP przeznaczone są dla dużych i średnich przedsiębiorstw. Aby zapewnić sprawne funkcjonowanie Twojego przedsiębiorstwa, nie musisz kupować całego systemu ERP. Wystarczy wdrożyć tylko te moduły, które odpowiadają potrzebom firmy, np. moduły księgowe lub do zarządzania aplikacją internetową. Możliwości funkcjonalne systemu ERP:

1. Zarządzanie produkcją;
2. Zarządzanie kosztami;
3. Eegulowana rachunkowość;
4. Zarządzanie sprzedażą;
5. Zzarządzanie finansami i budżetem;
6. Monitorowanie i analiza wskaźników efektywności;
7. Zarządzanie relacjami z klientami;
8. Zarządzanie zapasami i magazynowaniem;
9. Integracja z innymi zautomatyzowanymi systemami.

Dzięki ERP możesz zautomatyzować i uprościć rutynowe operacje, zwiększyć produktywność pracowników, monitorować kluczowe wskaźniki i poprawić jakość obsługi klienta

Chatboty można wykorzystywać w wewnętrznych procesach organizacji, a także w celu interakcji z klientami. W zależności od funkcjonalności chatbot może:

1. Odpowiadaj na pytania klientów zamiast operatora;
2. Współpracować z klientami w celu poprawy jakości usług;
3. Przetwarzanie żądań klientów;
4. Pomagać firmie w rekrutacji pracowników;
5. Automatyczne przesyłanie wniosków pomiędzy działami;
6. Informować pracowników o wydarzeniach korporacyjnych;
7. Integrować się z innymi systemami w celu efektywnego wykonywania zadań.

Automatyzacja procesów biznesowych usprawnia pracę firmy poprzez oszczędność czasu przeznaczanego na rutynowe czynności, uzyskiwanie dokładniejszych informacji, tworzenie jednej bazy danych i poprawę jakości obsługi klienta.

Każdy proces można zautomatyzować. Im więcej rutynowych operacji wykonuje oprogramowanie, tym więcej czasu pracownicy będą mieli na interakcję z klientami, poprawę jakości usług oraz sprzedaż towarów i usług.