Pracujesz zdalnie z powodu koronawirusa? Mamy dla Ciebie cenne wskazówki

Od piątku w naszym kraju obowiązuje stan zagrożenia epidemicznego, co oznacza, że musimy pogodzić się z wieloma ograniczeniami. Na początku władze zdecydowały jedynie o zamknięciu szkół, przedszkoli, żłobków, teatrów, kin, filharmonii i innych instytucji o charakterze rozrywkowym, ale szybko doszły kolejne ograniczenia, jak zamknięcie lokali gastronomicznych (działają tylko w dostawie i z opcją na wynos), galerii handlowych (tu możemy skorzystać ze sklepów spożywczych, aptek, drogerii i punktów usługowych typu pralnie), siłowni, przywrócenie kontrole na granicach, zawieszenie międzynarodowych pasażerskie połączenia lotnicze i kolejowe, zakaz wjazdu dla cudzoziemców (od dziś przez 10 dni), konieczność 14-dniowej kwarantanny dla wracających do kraju Polaków czy zakaz zgromadzeń powyżej 50 osób.

Wszystko to ma na celu ograniczenie kontaktów międzyludzkich, które mogłyby przyczynić się do rozprzestrzeniania się koronawirusa i zachęcenie nas do pozostania w domach - w tym ostatnim pomóc ma również przeniesienie wszystkich możliwych pracowników w tryb pracy zdalnej, czyli wykonywanej z zacisza własnego domu. W wielu zawodach jest ona standardem już od wielu lat, np. branży IT czy dziennikarstwie (tak, z doświadczenia znamy to, o czym będziemy tu dziś pisać), ale dla części pracowników będzie zupełnie nową rzeczywistością, w której trzeba nauczyć się funkcjonować. Na szczęście współczesna technologia pozwala na naprawdę dużo i wystarczy trochę dobrych chęci z obu stron, pracodawcy i pracownika, żeby praca zdalna stała się tak wygodna, naturalna i efektywna jak ta wykonywana do tej pory stacjonarnie.

Niezbędne oprogramowanie

Zacznijmy od tego, że do pracy zdalnej w przypadku części firm i stanowisk nie będziemy potrzebować niczego więcej poza dostępem do internetu, komputera i telefonu, ale niektórzy przedsiębiorcy korzystają ze specjalnego oprogramowania, którego znajomość będzie nam niezbędna. Bardzo często chodzi tu o oprogramowanie do prowadzenia wideokonferencji, ochrony prywatności i danych firmy (np. szyfrowane połączenie VPN) czy komunikacji z innymi pracownikami zespołu, które zazwyczaj nie jest problematyczne, ale dla pewności lepiej skontaktować się z firmowym działem IT, żeby upewnić się, czego konkretnie potrzebujemy i jakich ustawień musimy użyć, żeby wszystko działało jak należy i nie frustrowało nas już podczas pierwszego dnia. Jeśli jednak mamy z tym kłopot, należy pamiętać, że informatycy bardzo często mogą zdalnie połączyć się z naszym urządzeniem i wykonać za nas większość technicznych zadań. Oczywiście dobrze byłoby wszystko wcześniej przetestować, ale w czasie kryzysu często nie ma takiej możliwości, więc trzeba działać na bieżąco i nie bać się korzystać z pomocy nowoczesnych technologii.

A co jeśli sami jesteśmy właścicielami firmy i chcielibyśmy w taki sposób zorganizować pracę naszych podwładnych, żeby nie narażać ich na niebezpieczeństwo, ale nigdy wcześniej tego nie robiliśmy? To również żaden problem, bo na rynku znaleźć można wiele darmowych aplikacji, dzięki którym stworzymy pracownikom odpowiednie warunki - umożliwią one podział zadań, wymianę plików, prowadzenie wideokonferencji i udostępnią wszystkie narzędzia niezbędne do sprawnego działania. Warto tu wspomnieć choćby o takim oprogramowaniu, jak Teams od Microsoftu, Slack czy Gmail od Google - na szczególną uwagę zasługuje ten ostatni, który wbrew temu, co się większości wydaje, nie jest tylko usługą pocztową, bo daje również dostęp do kalendarza, aplikacji do spotkań online, rozmów tekstowych czy sieciowych dokumentów z możliwością dostępu i edycji przez wielu użytkowników (co ważne, również tych stworzonych w popularnym w biznesie pakiecie Microsoft Office). Wszystkie wymienione usługi mają też swoje wersje płatne, które rozszerzają ich możliwości, np. ilość użytkowników czy miejsce dostępne w chmurze, ale na początku warto skorzystać z tych bezpłatnych, żeby przekonać się, co pasuje nam najbardziej.

Wygodne stanowisko

Tu dochodzimy do tej trudniejszej części, czyli jak efektywnie pracować z miejsca, które kojarzyło się nam dotąd z odpoczynkiem, co początkowo z pewnością nie będzie łatwe. Tak jak wspominaliśmy, doskonale znamy to z doświadczenia, więc uwierzcie na słowo, kiedy mówimy, że w domu jest tak wiele czynników rozpraszających, że czasami trudno się zmobilizować do wykonywania obowiązków i jest to najzupełniej normalne! Z każdym kolejnym dniem będzie łatwiej, szczególnie jeśli już na początku zastosujemy kilka przydatnych trików. Po pierwsze, praca zdalna pozwala na pracę dosłownie z każdego miejsca, również łóżka czy kanapy, ale niewiele osób jest się wtedy w stanie skupić, dlatego zdecydowanie lepiej urządzić sobie do tego odpowiednie miejsce. Ideałem będzie oczywiście własny gabinet, w którym można zamknąć się fizycznie i mentalnie, ale większość z nas nie może sobie na to pozwolić, szczególnie jeśli praca zdalna jest dla nas jedynie sytuacją tymczasową.

Wtedy warto wydzielić sobie tzw. roboczy kącik, jak najbardziej odseparowany od reszty mieszkania, żeby nie kusiło nas poświęcenie się typowym domowym aktywnościom, kiedy musimy pracować. Nie zaszkodzi również urządzić go dokładanie tak, jak wygląda nasze biurko w pracy, żeby jak najlepiej oddać tę atmosferę - pojemnik na długopisy, notatnik, lampka, ulubiony kubek czy cokolwiek innego, co przypomni nam, że teraz musimy się skupić na zadaniach, a nie myśleć o kolejnym odcinku ulubionego serialu na Netflixie. Mało? To mamy jeszcze jedną wskazówkę, bo wiele osób twierdzi, że pomaga im, kiedy przed rozpoczęciem pracy w domu przygotowują się tak, jak do wyjścia, tj. ustawiają budzik na typową godzinę, biorą prysznic, ubierają się odpowiednio (choć praca w dresie ma swoje zalety) czy robią makijaż. Przesada? Dla jednych tak, a dla drugich możliwość jak najlepszego wczucia się w potrzebny nastrój i wejścia w dobrze znaną rutynę.

Higiena pracy

Nie oznacza to oczywiście, że trzeba na 8 godzin całkowicie odciąć się od bliskich, szczególnie w tak wyjątkowych okolicznościach, jakie mamy obecnie. Jeśli po epidemii postanowimy przejść na taki model pracy na stałe, to jest to dobra opcja, ale w aktualnej sytuacji wielu z nas ma w domach pod opieką dzieci czy zwierzęta. Polskie władze poszły wprawdzie rodzicom maluchów na rękę i jedno z nich może skorzystać z 14-dniowego zasiłku opiekuńczego na opiekę nad dzieckiem do lat 8, jeśli w związku z koronawirusem zamknięto żłobek, klub dziecięcy, przedszkole lub szkołę, ale w obliczu obecnych zaleceń, przez większość czasu rodzina i tak będzie z nami w domu. A że dziecku trudno będzie wytłumaczyć, że choć mama/tata jest w domu, to teraz pracuje i nie można jej/jemu przeszkadzać, to przerwy w pracy są pewne.

Zamiast więc denerwować się w czasie pracy, lepiej z wyprzedzeniem je zaplanować i z góry ustalić, że na przykład co dwie godziny poświęcimy dziecku 15 min, a o 11:00 wyjdziemy na spacer z psem, maksymalnie efektywnie wykorzystując czas pomiędzy nimi na pracę. Bardzo ważne jest również, żeby trzymać się obowiązujących godzin pracy - oczywiście każdy z nas pracuje czasem po godzinach, ale podczas pracy zdalnej z domu bardzo łatwo się zapomnieć i po jakimś czasie zorientować się, że pracujemy całymi dniami, a od tego już tylko krok do innego problemu, a mianowicie wypalenia zawodowego. Warto przy tym wszystkim, szczególnie w czasie epidemii koronawirusa, kiedy ograniczamy fizyczny kontakt z innymi ludźmi do minimum i czujemy się odizolowani, pamiętać o kontakcie z nimi za pomocą dostępnych technologii, bo wszyscy bardzo tego potrzebujemy. Wizyty u starszych rodziców, spotkania z przyjaciółmi, wyjście z dziećmi na plac zabaw czy kawa ze znajomymi z pracy nie są teraz wskazane, ale dzwońmy do siebie i piszmy, będąc dla siebie oparciem.

Przydatne wyposażenie

Ten akapit jest zupełnie nieobowiązkowy, bo jak już wspomnieliśmy, większości pracowników wystarczy jedynie komputer z dostępem do internetu i potrzebnym oprogramowaniem. Jeśli jednak okaże się, że praca zdalna przypadnie Wam do gustu na tyle, że będziecie chcieli ją kontynuować również po epidemii koronawirusa, to warto pomyśleć o dodatkowym wyposażeniu, dzięki któremu wykonywanie obowiązków będzie łatwiejsze i wygodniejsze. O czym mowa? Przede wszystkim wygodnym fotelu, za który w przyszłości podziękuje nam kręgosłup, bo choć przez kilka tygodni krzesło z jadalni da radę, to na dłuższą metę nie jest to dobry pomysł. Tu na szczególną uwagę zasługują fotele dla graczy, które oferują najwięcej opcji regulacji i dopasowania elementów do wagi, wzrostu czy wymagań użytkownika. Co prawda jest to wydatek rzędu kilkuset złotych, ale na własnym zdrowiu lepiej nie oszczędzać, a poza tym na pewno nie będziecie żałować.

Jeśli pracujemy na laptopie, to nie mamy większego wpływu na klawiaturę i kamerkę internetową, ale możemy za to wybrać sobie odpowiednią myszkę. Jak dobrze wiemy osoby pracujące przy komputerze przez kilka godzin dziennie są szczególnie narażone na zespół cieśni nadgarstka, warto więc wybrać model pasujący do naszych dłoni i preferencji, bo nie bez przyczyny na rynku mamy myszki o różnych kształtach, rozmiarach i wadze. A kiedy pracujemy z domu, w którym w czasie naszych godzin pracy przebywają też inne osoby, można pomyśleć również o słuchawkach z funkcją redukcji szumów z otoczenia, dzięki którym bez problemu przeprowadzimy potrzebne rozmowy czy wideokonferencje. Osoby często zmieniające miejsce pracy zdalnej powinny zaś zainwestować w dobry router 4G, dzięki któremu będą miały dostęp do internetu z każdego miejsca, w którym jest zasięg sieci komórkowej.

Mamy nadzieję, że dzięki naszym poradom praca zdalna będzie dla Was nieco wygodniejsza - pamiętajcie, nie taki diabeł straszny, więc z pewnością sobie z nią poradzicie. A może macie jakieś doświadczenia w temacie i chcecie podzielić się radami z innymi? Czekamy na komentarze!