Zamiast wódki weź… smartfona!

XXI wiek przynosi nam coraz więcej technologicznych nowinek z których skłonni jesteśmy korzystać. W ostatnich latach oprócz laptopów, największą furorę robią smartfony i tablety. Według danych statystycznych w Stanach Zjednoczonych ‘inteligentny telefon’ posiada niemal połowa z 315 milionów mieszkańców. W Polsce jest nieco gorzej, bo tylko jedna czwarta z nas ma tego typu urządzenie, lecz szybko gonimy zachodnie trendy.

Korzystanie z urządzeń mobilnych na tyle "wchodzi w krew", że coraz częściej jesteśmy skłonni używać ich także w pracy, nie koniecznie tylko w przerwie na kawę sprawdzając SMS-y. Szybkie tempo życia i natłok obowiązków sprawia, że konieczność wykonywania wszystkich obowiązków służbowych w formie stacjonarnej (tj. za biurkiem w siedzibie firmy) bywa niekiedy uciążliwa i irytująca. Dlatego dla osób, które często muszą być w ruchu (np. project managerowie czy przedstawiciele handlowi), możliwość wykonania codziennych czynności z dowolnego miejsca na świecie bywa nieoceniona. A jeszcze lepiej kiedy można to zrobić z prywatnego smartfona lub tabletu, którego się zna i lubi.

Odpowiedzią na to zapotrzebowanie jest właśnie polityka BYOD - korzystania z własnego sprzętu przenośnego w pracy. Skąd taki trend? Standaryzacja powoli odchodzi do lamusa. Obecnie użytkownicy są coraz bardziej świadomi możliwości technologicznych urządzeń mobilnych i z reguły mają swoich rynkowych faworytów. Tylko jak w ramach jednej organizacji pogodzić fanów iPhone’ów, urządzeń z Androidem i sympatyków Windowsa? Kupienie wszystkim po BlackBerry prawdopodobnie spowoduje jednolite niezadowolenie zamiast oczekiwanego konsensusu. Dlatego coraz częściej pracodawcy stawiają na różnorodność i zezwalają na korzystanie ze swoich własnych urządzeń.

Co można zyskać?

Z punktu widzenia pracownika jest to komfort - korzysta z urządzenia, które zna i lubi, nie marnując przy tym czasu na uczenie się obsługi nowego interfejsu. To przekłada się na większe zadowolenie z pracy i wyższą efektywność.

Zyskuje oczywiście również pracodawca - brak konieczności zakupu odpowiedniego sprzętu dla każdego pracownika pozwala na zaoszczędzenie całkiem wymiernej sumy pieniędzy, szczególnie w dużych organizacjach. Choć taka inwestycja zazwyczaj nie jest problemem kiedy firma na niej zyskuje, (np. na wydajności i mobilności pracowników), to niestety często zdarza się, że nowy sprzęt leży nieużywany, ponieważ mało kto chce z niego korzystać. Wówczas strata jest podwójna.

Odpada także konieczność robienia masowych aktualizacji i w wielu przypadkach wsparcia technicznego, ponieważ pracownicy sami odpowiedzialni są za swój sprzęt. Warto również zauważyć, że w przypadku gdy znaczna ilość pracowników tak czy inaczej korzysta w celach służbowych z urządzeń przenośnych, oficjalne wsparcie takich działań daje możliwość lepszej kontroli nad tym jak i do czego są wykorzystywane.

Co więcej, z badań Forrester Research wynika, że zatrudnieni, korzystający z urządzeń mobilnych pracują dłużej (średnio 50 minut) i robią więcej. Dlatego nietrudno przewidzieć, że trend aby korzystać w pracy ze smartfonów i tabletów będzie systematycznie wzrastać.

Co można stracić?

Największym problemem polityki BYOD jest bezpieczeństwo. Jak powszechnie wiadomo to ludzie zawsze są najsłabszym ogniwem jakiegokolwiek rozwiązania informatycznego i nie inaczej jest w tym przypadku. Zdalny dostęp do poufnych informacji w firmie jest zmorą każdego działu IT. O ile standaryzacja pozwala na ograniczenie możliwości wyrządzenia szkód, poprzez zastosowanie jednolitych zabezpieczeń dla tych samych urządzeń. O tyle w przypadku różnego rodzaju smartfonów, tabletów i laptopów jest to zadanie bardzo trudne. Wystarczy, że niefrasobliwy pracownik zgubi swój telefon, mając zapisane na nim hasła dostępowe i tragedia gotowa.

Drugim, dużym problemem, jest wsparcie dla wszystkich typów urządzeń. O ile z laptopami nie ma większego problemu, gdyż 98 proc. użytkowników korzysta z urządzeń działających pod kontrolą Windowsa lub Mac OS, o tyle w przypadku smartfonów i tabletów rozdrobnienie jest większe i bardziej uciążliwe. Wówczas umożliwienie wszystkim pracownikom zdalnego dostępu np. do firmowych dokumentów czy wniosków urlopowych może się okazać sporym wyzwaniem. Szczególnie jeśli weźmiemy pod uwagę koszty zapewnienia mobilnej aplikacji dla wielu różnych platform.

Gdzie jest złoty środek?

Jak zatem sprostać wyzwaniu BYOD? Zapytaliśmy ekspertów. - Dobry wyjściem może być system klasy Business Process Management, wspierający zdalny dostęp - mówi Łukasz Wróbel, dyrektor działu konsultingu w firmie WEBCON. - Odpowiednie oprogramowanie tego typu pozwala nie tylko na automatyzację procesów biznesowych wewnątrz firmy, ale także na mobilny do nich dostęp. Topowe rozwiązania zapewniają wsparcie dla urządzeń z systemami Android, iOS i Windows Phone, które stanowią obecnie 90 proc. rynku. Ponadto, często w tego typu oprogramowaniu, możliwe jest definiowanie, które procesy biznesowe i dokumenty będą dostępne dla użytkowników zdalnie i jakie czynności będzie można podjąć. To pozwala na wykonanie szeregu codziennych zadań z dowolnego miejsca na świecie, a jednocześnie zapobiega wyciekowi krytycznych danych - wyjaśnia.

Inny pomysł ma Darrin Reynolds, vice prezes ds. bezpieczeństwa informacji w grupie Omnicom, który sugeruje przede wszystkim wprowadzenie w firmach odpowiedniej polityki dot. BYOD. - Należy wprowadzić następującą zasadę: możesz korzystać z każdego urządzenia jakie ci się podoba, pod warunkiem, że będziesz przestrzegać określonych reguł: będziesz posiadał swój własny kod PIN, którego użycie będzie możliwe na twoim urządzeniu. Powinno ono mieć również funkcję auto-blokady, szyfrowania danych oraz zdalnego usuwania informacji z twojego urządzenia - przedstawia swoje założenia Reynolds.

Co dalej?

Czy tego chcemy czy nie, rewolucja mobilna trwa i ma się dobrze. Smartfony i tablety na dobre zagościły pod naszymi strzechami i tylko kwestią czasu jest aż powszechnie wykorzystywane będą w pracy. W końcu skoro nasi posłowie masowo korzystają z iPadów, dlaczego również pracownicy innych organizacji mieliby tego nie robić?

Bez względu na to, jak do tej kwestii podejdą polskie firmy: standaryzując swoje urządzenia, bądź pozwalając pracownikom korzystać ze swoich oraz czy postawią na kompleksowe rozwiązania BPM lub restrykcyjne reguły bezpieczeństwa, popularność urządzeń mobilnych będzie wzrastać. Dlatego może okazać się, że brak podjęcia jakichkolwiek działań będzie z najgorszym z możliwych wyborów. Stąd na mobilność pracy lepiej przygotować się już teraz, szczególnie w branżach, w których pracownicy często przebywają poza biurem.