Listonosz już nie przyniesie awiza. Koniec listów poleconych?

E-doręczenia to elektroniczny system doręczeń, który ma być odpowiednikiem tradycyjnych listów poleconych, które odbierane są za potwierdzeniem.

Wprowadzenie takiego rozwiązania od 1 stycznia 2025 roku ma zapewnić bezpieczną i szybką komunikację między obywatelami, przedsiębiorcami a instytucjami publicznymi. Zastąpienie listów poleconych ma nie tylko zaoszczędzić czas, ale też pieniądze.

W praktyce e-doręczenia polegają na nadawaniu i odbieraniu wszystkich urzędowych pism i decyzji w formie elektronicznej. Nie będzie trzeba więc wychodzić z domu na pocztę czy do urzędu. Listonosz już więcej nie przyniesie awizo do domu, jeśli założymy skrzynkę do e-doręczeń przez internet.

E-doręczenia będą obowiązywać od 1 stycznia 2025 roku. Jednak według ustawy z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych nie wszystkie instytucje od razu będą musiały się do tego stosować.

Niektóre z nich będą mieć więcej czasu na wprowadzenie Krajowego Systemu Doręczeń Elektronicznych.

Od 1 stycznia 2025 roku obowiązek zastąpienia listów poleconych e-doręczeniami spadnie na takie podmioty jak: 

• jednostki administracji publicznej (np. urzędy miasta, gmin, ZUS, KRUS, NFZ)
• jednostki edukacyjne (np. przedszkola, szkoły, uczelnie wyższe)
• podmioty zaufania publicznego (np. adwokaci, notariusze, radcy prawni)
• osoby prowadzące działalność gospodarczą (przedsiębiorcy wpisani do CEIDG oraz spółki prawa handlowego).

Według badań Ministerstwa Cyfryzacji nagłe wprowadzenie zamiennika listów poleconych może sprawić wielu placówkom trudności. Część z nich wciąż pracuje tylko na dokumentach w formie papierowej, a druga część korzysta ze wsparcia w postaci systemu EZD.

Aż 70 proc. podmiotów publicznych nadal nie złożyło wniosków o nadanie adresu do doręczeń elektronicznych.

Z tego powodu dla podmiotów publicznych będzie obowiązywać okres przejściowy. Niektóre urzędy będą mogły korzystać z tradycyjnych metod przesyłania korespondencji do końca 2025 roku.

Poza tym przewidziano refundację dla Poczty Polskiej w wysokości 100 mln zł. Taka kwota z budżetu państwa ma pokryć koszty budowy i modernizacji infrastruktury związanej ze zmianami w listach poleconych.

Pozostałe podmioty publiczne takie jak m.in. jednostki samorządu terytorialnego i ich związki, samorządowe zakłady budżetowe, sądy, komornicy, prokuratura, mają obowiązek wprowadzenia doręczeń elektronicznych do 1 października 2029 roku.

E-doręczenia opierają się na korzystaniu ze specjalnych adresów, które przypisane są do użytkownika w systemie ePUAP. Taki adres to unikalny identyfikator, bez którego wymiana elektronicznej korespondencji jest niemożliwa. Z tego powodu konieczne jest założenie odpowiedniego konta, które obsługuje e-doręczenia.

Usługę e-Doręczeń dla instytucji świadczy obecnie pięć podmiotów: Asseco Data System, Autenti, PWPW, KFJ Inwestycje i Poczta Polska.

Osoby prywatne, które chcą skorzystać z nowego elektronicznego systemu listów poleconych, czyli e-doręczeń mogą zrobić to poprzez stronę rządową.

W pierwszej kolejności należy wejść na stronę www.gov.pl/web/e-doreczenia.

Tam wypełniamy odpowiedni wniosek, podając swoje dane kontaktowe. Można tam także wskazać osobę, która w Twoim imieniu będzie zarządzać skrzynką. Na koniec podpisz wniosek elektronicznie za pośrednictwem profilu zaufanego, e-dowodu lub podpisu kwalifikowanego. Po tym otrzymasz potwierdzenie złożenia wniosku oraz instrukcję aktywacji skrzynki do cyfrowych dokumentów.

Adres do e-doręczeń ma format AE:PL-XXXXX-XXXXX-XXXXX. Każdy z adresów jest unikalny, co wpłynie na bezpieczeństwo poufnych przesyłek nadawanych z urzędów.

Obowiązek korzystania z e-doręczeń mają: 

• jednostki administracji publicznej
• jednostki edukacyjne
• podmioty zaufania publicznego
• osoby prowadzące działalność gospodarczą.

Dla obywateli korzystanie z e-doręczeń nie jest obowiązkowe. Zalogowanie się do systemu jest dobrowolne, co oznacza, że to nie jest koniec papierowych listów poleconych. Osoby, które wolą tradycyjne metody komunikacji z instytucjami, nadal będą mogły ich używać.