List polecony przez internet. Czy każdy musi mieć skrzynkę do e-doręczeń?

E-doręczenia to nowoczesne rozwiązanie cyfrowe, które reguluje Ustawa z 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych. System wprowadza elektroniczną wymianę pism między obywatelami a instytucjami publicznymi. Główne założenie e-doręczeń polega na tym, że każdy nadawca i odbiorca ma gwarancję, że dokument dotarł do właściwej osoby.

Kluczowym elementem cyfrowej infrastruktury jest unikalny Adres do Doręczeń Elektronicznych (ADE), przypisywany konkretnemu podmiotowi. Ten adres, który różni się od tradycyjnego e-maila, działa w bezpiecznym środowisku informatycznym i zapewnia autentyczność oraz ochronę przesyłanych informacji.

System, który oficjalnie wystartował 1 stycznia 2025 r., wprowadza także mechanizm cyfrowego potwierdzenia odbioru, eliminując konieczność korzystania z papierowych zwrotek czy tradycyjnej obsługi pocztowej.

Nowy system jest także cyfrowym zamiennikiem dla dotychczasowych metod przesyłania pism urzędowych, gdzie przez lata podstawową formą komunikacji był list polecony.

E-doręczenia umożliwią urzędom oraz innym instytucjom publicznym szybkie i skuteczne nadawanie i odbieranie decyzji, wezwań czy zawiadomień przez internet. Korzyści płynące z tego rozwiązania są konkretne – pozwalają na bieżące monitorowanie statusu przesyłki, redukcję kosztów oraz oszczędność czasu.

Głównym celem wprowadzonych przepisów jest usprawnienie komunikacji między administracją rządową i samorządową, a także w obszarach takich jak wymiar sprawiedliwości. Tradycyjna korespondencja generuje znaczące koszty związane z wykorzystaniem papieru i czasem pracy urzędników.
System e-doręczeń ma ograniczyć wydatki i jednocześnie przyspieszyć proces wymiany informacji, co jest szczególnie istotne w przypadkach wymagających szybkiej reakcji. Regulacje obejmą również przedsiębiorstwa, które zostaną zobligowane do założenia adresu, co stanie się obowiązkiem w relacjach z administracją skarbową.

Z kolei osoby fizyczne nie muszą korzystać obowiązkowo z tego systemu. Przepisy umożliwiają im jednak dobrowolne założenie zweryfikowanej skrzynki elektronicznej u wybranego operatora. Dla tych, którzy zdecydują się na korzystanie z e-doręczeń, rozwiązanie to może znacznie usprawnić proces załatwiania spraw urzędowych, eliminując konieczność wizyt w urzędach czy oczekiwania na list polecony.

Od 1 stycznia 2025 roku instytucje publiczne są zobowiązane do korzystania z e-doręczeń, choć wdrożenie tego systemu nie nastąpiło równocześnie we wszystkich jednostkach.

Przewidziany okres przejściowy, trwający do końca 2025 roku, umożliwia podmiotom publicznym stopniowe przystosowanie się do nowego modelu komunikacji. Dane Ministerstwa Cyfryzacji wskazują, że na koniec 2024 roku około 67% gmin w Polsce założyło już nowe adresy.
W starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich wskaźniki te wynoszą odpowiednio 85% i 87,5%. Przygotowania obejmują nie tylko zakładanie infrastruktury technicznej, ale także modernizację procedur administracyjnych oraz organizację szkoleń dla pracowników, co ma zapewnić płynne i efektywne wdrożenie systemu.

Obowiązek korzystania z Krajowego Systemu Doręczeń Elektronicznych wprowadzany jest etapami.
Obecnie obejmie podmioty publiczne, takie jak organy administracji rządowej, ZUS, KRUS, NFZ, uczelnie publiczne i instytucje kultury, a także osoby wykonujące zawody zaufania publicznego (adwokaci, radcowie prawni, doradcy podatkowi, notariusze). 1 stycznia system stał się obligatoryjny dla nowych podmiotów rejestrujących się w KRS i CEIDG.

Te zarejestrowane wcześniej mają dodatkowy czas – do 1 kwietnia 2025 roku (KRS) lub 1 lipca 2025 roku (CEIDG, jeśli dokonują zmian we wpisie).

Całkowity obowiązek dla wszystkich podmiotów zarejestrowanych w CEIDG zacznie obowiązywać od 1 października 2026 roku, a publiczna usługa hybrydowa w jednostkach samorządu terytorialnego – od 1 października 2029 roku.

Adres do doręczeń elektronicznych jest obowiązkowy przede wszystkim dla podmiotów publicznych oraz wybranych grup w sektorze niepublicznym, które często wymieniają korespondencję administracyjną.

Obowiązek ten obejmie urzędy administracji rządowej, samorządowej, a także wybrane instytucje publiczne i prywatne, które muszą dostosować się do nowych przepisów.

Adres można uzyskać za pośrednictwem operatora publicznego, jak i zatwierdzonych operatorów komercyjnych, którzy zapewniają dostęp do systemu e-doręczeń.

Operatorzy oferujący możliwość założenia skrzynki do e-doręczeń to:

• Asseco Data System
• Autenti
• Polska Wytwórnia Papierów Wartościowych
• KFJ Inwestycje
• Poczta Polska

Zakładanie skrzynki do doręczeń elektronicznych u operatora publicznego to prosty i przyjazny użytkownikowi proces, który nie wymaga zaawansowanych umiejętności technicznych.

Całość rozpoczyna się od wejścia na stronę internetową e-Doręczeń, gdzie należy wypełnić formularz rejestracyjny, podając podstawowe dane, takie jak imię, nazwisko oraz adres e-mail. Kolejnym krokiem jest uwierzytelnienie tożsamości za pomocą jednego z dostępnych narzędzi: profilu zaufanego, e-dowodu lub podpisu kwalifikowanego.

Osoby planujące skorzystać z usług komercyjnych operatorów powinny pamiętać, że procedura rejestracji może różnić się od standardów publicznych, dlatego szczegóły najlepiej sprawdzić bezpośrednio u wybranego dostawcy.

Przepisy dotyczące e-doręczeń przewidują obowiązek korzystania z systemu głównie dla instytucji publicznych i wybranych grup zawodowych, natomiast osoby fizyczne mogą z nich korzystać dobrowolnie. Dla zwykłych obywateli oznacza to, że brak adresu do e-doręczeń nie wpłynie na możliwość odbierania korespondencji w tradycyjnej formie papierowej.

Ci, którzy nie mają potrzeby lub chęci do zakładania elektronicznej skrzynki, mogą pozostać przy dotychczasowych metodach kontaktu z administracją. Jednocześnie warto pamiętać, że elektroniczne rozwiązania znacznie usprawniają proces załatwiania spraw urzędowych, eliminując konieczność wizyt w placówkach czy oczekiwania na papierową korespondencję.

Choć obecnie wdrożenie e-doręczeń przez osoby fizyczne nie jest obowiązkowe, kierunek, w którym zmierzają zmiany w administracji publicznej, wskazuje na stopniowe zwiększanie znaczenia systemów cyfrowych. Coraz więcej usług publicznych jest dostępnych wyłącznie online, co może zachęcić kolejne grupy obywateli do aktywacji skrzynki elektronicznej. W dłuższej perspektywie rezygnacja z tradycyjnych metod komunikacji może stać się nie tylko wygodą, ale także koniecznością, by uniknąć trudności.