Ważna zmiana od 1 stycznia. Chodzi o listy polecone
Oprac.: Anna Czowalla
Od 1 stycznia 2025 r. w życie wejdą przepisy dotyczące e-Doręczeń. Elektroniczny odpowiednik listu poleconego ma uprościć i przyspieszyć załatwianie spraw urzędowych, ale okres przejściowy przewidziany do końca 2025 r. oraz kolejne etapy wdrażania regulacji oznaczają, że system nie od razu stanie się powszechny. Czym są e-doręczenia, kto będzie musiał z nich korzystać i jakie zmiany wiążą się z nowymi regulacjami? Wyjaśniamy.
Spis treści:
Na czym polegają e-Doręczenia?
E-Doręczenia to elektroniczny system przesyłania korespondencji urzędowej, który zastąpi tradycyjny list polecony. Usługa pozwala zarówno na odbiór, jak i nadawanie pism w formie elektronicznej z potwierdzeniem doręczenia.
Podstawą funkcjonowania e-Doręczeń jest specjalny adres przypisany do użytkownika w systemie ePUAP, określany jako adres do doręczeń elektronicznych (ADE). Nie jest to zwykły adres e-mail, lecz unikalny identyfikator, który umożliwia wymianę korespondencji wyłącznie za pośrednictwem systemu publicznego, gwarantując jej bezpieczeństwo i autentyczność. Adres ten może wyglądać np. tak: AE:PL-60379-78510-ADETH-21.
Każda przesyłka nadana w systemie jest opatrzona potwierdzeniem odbioru – odpowiednikiem papierowego „zwrotnego potwierdzenia odbioru” znanego z listów poleconych. Nie będziemy musieli stać w kolejkach na poczcie ani wybierać się z wizytą do urzędu. Jedyne co powinniśmy zrobić, to sami zadbać o założenie skrzynki w systemie ePUAP.
Kiedy wchodzą e-Doręczenia?
Zgodnie z Ustawą o doręczeniach elektronicznych z 2021 r., obowiązek korzystania z e-Doręczeń wchodzi w życie od 1 stycznia 2025 r. Niektóre podmioty publiczne, m.in. sądy czy prokuratura, będą miały więcej czasu na wdrożenie tego rozwiązania – aż do 2029 r.
Sejm, dostrzegając trudności w przygotowaniu części urzędów do pełnej cyfryzacji, uchwalił nowelizację, która zakłada:
- okres przejściowy – podmioty publiczne mogą korzystać z tradycyjnych metod przesyłania korespondencji do końca 2025 r.;
- refundację dla Poczty Polskiej – do 100 mln zł z budżetu państwa na pokrycie kosztów budowy i modernizacji infrastruktury związanej z e-Doręczeniami;
- rozszerzenie obowiązku – ADE będą musiały założyć również uczelnie niepubliczne oraz federacje podmiotów szkolnictwa wyższego;
- doprecyzowanie przepisów – m.in. ujednolicenie zasad korzystania z Bazy Adresów Elektronicznych (BAE) i usunięcie wymogu składania oświadczeń w CEIDG.
Z badań Ministerstwa Cyfryzacji wynika, że jedynie 25% urzędów w Polsce korzysta z systemów zarządzania dokumentacją elektroniczną (EZD). W wielu przypadkach dokumenty nadal są przetwarzane w formie papierowej. Dlatego też okres przejściowy oraz wsparcie finansowe mają kluczowe znaczenie dla wdrożenia nowych standardów.
Kto musi mieć adres do doręczeń elektronicznych?
Adres do doręczeń elektronicznych (ADE) będzie obowiązkowy dla:
- jednostek administracji publicznej – urzędów miast, gmin, starostw, ministerstw oraz instytucji takich jak ZUS, KRUS czy NFZ;
- jednostek edukacyjnych – przedszkoli, szkół, uczelni wyższych;
- podmiotów zaufania publicznego – adwokatów, radców prawnych, notariuszy, doradców podatkowych, rzeczoznawców majątkowych;
- osób prowadzących działalność gospodarczą – przedsiębiorców wpisanych do CEIDG oraz spółek prawa handlowego.
Podmioty te muszą założyć ADE najpóźniej do 1 stycznia 2025 r., z możliwością wcześniejszego aktywowania skrzynki.
Dodatkowe obowiązki zostały również nałożone na operatora wyznaczonego. W przypadku świadczenia usług dodatkowych będzie on zobowiązany do przekazywania informacji o korzystaniu z tych usług ministrowi właściwemu do spraw informatyzacji. Proces ten odbywać się będzie poprzez system teleinformatyczny, co umożliwi sprawne przetwarzanie oraz wyszukiwanie danych z bazy adresów elektronicznych, zapewniając pełną kontrolę nad przepływem informacji w ramach systemu.
Służby specjalne również muszą dostosować swoje działania do nowych wymogów prawnych. Agencja Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencja Wywiadu, Służba Kontrwywiadu Wojskowego, Służba Wywiadu Wojskowego, Centralne Biuro Antykorupcyjne oraz resort obrony narodowej zostały zobowiązane do wdrożenia publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego lub publicznej usługi hybrydowej. Termin na dostosowanie się do tych przepisów wyznaczono do końca 2026 roku.
Jak założyć adres do doręczeń elektronicznych?
Usługę e-Doręczeń świadczy 5 podmiotów:
- Asseco Data System
- Autenti
- PWPW
- KFJ Inwestycje
- Poczta Polska
W Asseco Data Systems najpierw musimy zarejestrować się na stronie internetowej assecods.pl i aktywować konto. Po zalogowaniu się, przechodzimy do sekcji e-Doręczenia i wypełniamy formularz, podając niezbędne dane, takie jak adres e-mail do powiadomień. Następnie należy potwierdzić założenie skrzynki za pomocą podpisu elektronicznego lub profilu zaufanego.
W przypadku Autenti, po zalogowaniu się na swoje konto, przechodzimy do zakładki "Autenti eDelivery”. Ustawiamy przynajmniej dwie metody zabezpieczenia konta, czyli np. hasło i kod SMS, a następnie weryfikujemy konto, podpisując elektronicznie oświadczenie o prawie do reprezentacji firmy lub weryfikując tożsamość jako osoba prywatna. Po weryfikacji konta, możemy założyć skrzynkę e-Doręczeń i zacząć z niej korzystać.
Każdy, kto chce korzystać z e-Doręczeń w ramach rządowej usługi może również założyć ADE, wykonując kilka prostych kroków:
- Wejdź na stronę gov.pl/web/e-doreczenia.
- Wypełnij wniosek, podając swoje dane kontaktowe.
- Podpisz wniosek elektronicznie (profil zaufany, e-dowód, podpis kwalifikowany).
- Otrzymasz potwierdzenie oraz instrukcję aktywacji skrzynki.
Adres do e-Doręczeń ma format AE:PL-XXXXX-XXXXX-XXXXX, co gwarantuje unikalność i bezpieczeństwo przesyłek.
***
Bądź na bieżąco i zostań jednym z 88 tys. obserwujących nasz fanpage - polub Geekweek na Facebooku i komentuj tam nasze artykuły!
