Ważne zmiany na poczcie od 1 stycznia. Chodzi o listy polecone

Do końca 2025 roku trwał okres przejściowy. W tym czasie instytucje publiczne mogły jeszcze korzystać z listów poleconych. Z początkiem 2026 roku większość z nich nie ma już takiej możliwości, choć niektóre dostały nieco więcej czasu.

System e-Doręczeń to elektroniczny odpowiednik listów poleconych z potwierdzeniem odbioru. Wiadomość wysłane w ten sposób mają taki sam skutek prawny, jak listy, z którymi przychodził do nas listonosz i któremu musieliśmy podpisać odbiór. Wpisanie adresu e-Doręczeń do bazy adresów elektronicznych oznacza, że urzędy korzystające z tego rozwiązania będą przesyłały korespondencję firmom wyłącznie elektronicznie. Większość instytucji publicznych przeszła na nowy system. Jedynie sądy, trybunały, prokuratura, a także komornicy, służby ścigania oraz Służba Więzienna mają na to czas do października 2029.

Skończy się zatem era zostawiania w skrzynce awizo, co wiązało się z koniecznością pójścia na pocztę, by odebrać list polecony. Elektroniczny system ma odciążyć pocztę i ułatwić pracę urzędom i instytucjom publicznym. Jest też dużo bardziej ekologiczny i ekonomiczny od drukowania listów czy powiadomień na papierze. System jest bezpłatny w przypadku korespondencji z instytucjami publicznymi, natomiast w przypadku wiadomości między firmami i osobami fizycznymi mogą pojawić się opłaty.

System e-Doręczeń jest obowiązkowy dla instytucji publicznych, ale przeciętny obywatel nie musi z niego korzystać. Dla osób, które nie chcą, nie mogą czy nie potrafią korzystać z rozwiązań elektronicznych poczta przygotowała inne rozwiązanie.

W ich przypadku pisma będą drukowane i dostarczane przez listonosza tak, jak listy polecone z potwierdzeniem odbioru. Trzeba się jednak liczyć z tym, że załatwianie spraw urzędowych w tradycyjny sposób może trwać trochę dłużej. Brak adresu elektronicznego w systemie e-Doręczeń nie wiąże się z żadnymi karami. Zwykły obywatel po jego założeniu może również w każdej chwili zrezygnować z systemu.

Natomiast wszystkie firmy zarejestrowane w KRS oraz w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) powinny korzystać z systemu i mieć w nim swój adres (ADE). Wyjątkiem są firmy, które zarejestrowały działalność w CEIDG przed 1 stycznia 2025 roku. Muszą one mieć adres do e- Doręczeń od 1 października 2026 roku. Na jego założenie Ministerstwo Cyfryzacji dało długi okres przejściowy wsparty ogromną kampanią informacyjną. Choć za brak adresu ADE nie grożą oficjalne kary, to jego brak może skutkować poważnymi problemami w prowadzeniu firmy.

Założenie skrzynki z adresem ADE do e-Doręczeń zajmuje zaledwie kilka minut i jest całkowicie bezpłatne. Można tego dokonać za pośrednictwem bankowości elektronicznej, profilu zaufanego lub przez aplikację mObywatel. Jak to zrobić krok po kroku?

• wejdź na stronę edoreczenia.gov.pl;
• zaloguj się, korzystając z Profilu Zaufanego lub aplikacji mObywatel; -
• wypełnij formularz i podaj adres e-mail do powiadomień;
• potwierdź założenie skrzynki, klikając w link aktywacyjny przesłany na podany wcześniej e-mail.

Założenie skrzynki do elektronicznej korespondencji dla firmy przebiega nieco inaczej i wymaga skorzystania z Konta Przedsiębiorcy na biznes.gov.pl. To tam składają wnioski właściciele firm. Warto wiedzieć, że przedsiębiorca, który ma już osobisty adres ADE, dla firmy musi założyć oddzielną skrzynkę z innym adresem.

Źródła: gov.pl, Ministerstwo Cyfryzacji