Od kiedy wchodzi KSeF i kto musi tam wystawiać faktury?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) jest w trakcie wdrażania w Polsce. Jest to ujednolicona, cyfrowa platforma do wystawiania, otrzymywania i przetwarzania faktur ustrukturyzowanych. Ten ogólnopolski system rządowy ułatwi przedsiębiorcom życie, zaczynając od dużych firm, kończąc na jednoosobowych działalnościach. Sprawdź, co to jest KSeF, kiedy wchodzi i dla kogo będzie obowiązkowy, jakie zapewni korzyści oraz jakie trudności się z nim wiążą.
Spis treści:
- Co to jest Krajowy System e-Faktur?
- E-faktury są jeszcze dobrowolne. Duże zmiany w 2026
- Od kiedy jest obowiązkowy KSeF?
Co to jest Krajowy System e-Faktur?
W proces cyfryzacji Polski zostały włączone faktury. Ministerstwo Finansów i Krajowa Administracja Skarbowa opracowały projekt centralnego systemu teleinformatycznego, poprzez który wszystkie firmy w Polsce będą wystawiać, przesyłać, odbierać i przechowywać faktury ustrukturyzowane - dokumenty w formacie XML. Krajowy System e-Faktur (KSeF) zapewni nie tylko wygodę i wspólny standard, ale również uszczelnienie systemu podatkowego, sprawniejsze procesy księgowe i kontrolę skarbową. Docelowo nowy system fakturowania będzie obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorstw. Obecnie jest on na wczesnym etapie wdrażania.
Poprzez KSeF wystawiane są e-Faktury. Są to ustandaryzowane pliki XML, którym system nadaje unikalny numer i przechowuje je przez 10 lat. Pliki te są dostępne dla odbiorcy (podatnika z numerem NIP) w systemie. Nie są one wysyłane e-mailem ani drukowane (poza nielicznymi wyjątkami, gdy prawo tego wymaga). Dzięki temu nie ma obawy, że faktura się zniszczy albo zgubi. Jako że e-Faktura jest zgodna ze wzorcem, maleje ryzyko pomyłki podczas fakturowania. Twórcy systemu wymieniają również takie korzyści, jak sprawniejszy obieg dokumentów i niemal natychmiastowa dostępność e-Faktury po wystawieniu, łatwiejsze przygotowywanie faktur czy szybszy zwrot VAT - już w 40 dni, a nie jak dawniej w 60.
Przejście na nowy system może jednak nastręczać trudności, zwłaszcza u osób, które są na bakier z nowymi technologiami. Obowiązek korzystania z KSeF będzie się wiązał z koniecznością aktualizacji programów księgowych, a także ze zmianą nawyków. Po wystawieniu faktury nie będzie już można jej "poprawić". Można natomiast będzie wystawić fakturę korygującą. Ponadto korzystający z systemu będą zależni od jego dostępności. Jeśli centralny system rządowy ulegnie awarii, wówczas będzie można wystawić, odebrać ani wyszukać faktury. Krytycy rozwiązania uważają, że jest ono formą rządowej inwigilacji i "fiskalnej pułapki".
E-faktury są jeszcze dobrowolne. Duże zmiany w 2026
Krajowy System e-Faktur jest obecnie dobrowolny. W ostatnich miesiącach 2025 roku wyłączono KsEF 1.0 w środowisku testowym i rozpoczęto testy KSeF 2.0 - zarówno jego API, jak i Aplikację Podatnika w wersji demo (środowisko przedprodukcyjne). Rząd prowadził też darmowe szkolenia i uruchomił Moduł Certyfikatów i Uprawnień (MCU), który pozwala nadawać, zarządzać i weryfikować certyfikaty oraz uprawnienia użytkowników KSeF. Najważniejsze zmiany zaczną się jednak po Nowym Roku.
1 stycznia 2026 zostanie uruchomiony Moduł zgłoszeń dotyczących faktur z załącznikiem na e-US, co pozwoli zawrzeć na fakturze dodatkowe informacje, a pod koniec miesiąca środowisko produkcyjne KSeF 1.0 będzie miało przerwę.
Od kiedy jest obowiązkowy KSeF?
Od kiedy obowiązkowy będzie KSeF i dla kogo? Pierwsza ważna data to 1 lutego 2026. Od tego dnia duże firmy (które miały sprzedaż powyżej 200 mln zł z VAT w 2024 r.) będą miały obowiązek wystawiania e-Faktur w KSeF. Druga istotna data to 1 kwietnia 2026, kiedy to ów obowiązek korzystania z KSeF do wystawiania faktur rozszerzy się na wszystkie pozostałe firmy.
Na przedsiębiorców czeka poza tym przejściowe udogodnienie, obowiązujące do 31 grudnia 2026. Jeśli w którymś miesiącu suma sprzedaży z VAT na fakturach nie przekroczy 10 tys. zł, można będzie wystawić faktury papierowe albo elektroniczne poza KSeF.
