Ważne zmiany w usłudze e-Doręczenia. Skorzystają na tym miliony Polaków

Cyfryzacja Polski, której jesteśmy świadkami od kilku lat, prężnie się rozwija. Coraz więcej rzeczy jesteśmy w stanie załatwić przez internet, w tym z wykorzystaniem aplikacji mObywatel. Nie musimy już tyle jeździć po urzędach, drukować pism i wysyłać dokumentów pocztą. W końcu na dobre pozbywamy się zbędnej papierologii, a listy polecone możemy wysyłać przez internet. Pomagają nam w tym e-Doręczenia, usługa uruchomiona w 2021 roku, z której ma obowiązek korzystać coraz więcej podmiotów, w tym od początku 2025 roku urzędy, podmioty publiczne i przedstawiciele zawodów zaufania publicznego (adwokaci, radcy prawni, doradcy podatkowi i restrukturyzacyjni, notariusze i rzecznicy patentowi).

Od początku 2025 roku obowiązek korzystania z e-Doręczeń mają podmioty niepubliczne rejestrujące się do KRS od 1 stycznia, zaś od 1 kwietnia - również zarejestrowane w KRS przed końcem 2024 roku. Ostatnia ważna zmiana miała miejsce 1 lipca 2025. Od tego dnia zobligowane do korzystania z tej usługi są również podmioty niepubliczne zarejestrowane w CEiDG przed końcem 2024 roku, jeśli dokonywały zmian we wpisie po 30 czerwca 2025. Wspomniane zmiany dotyczyły jedynie obowiązku korzystania z systemu e-Doręczeń. Tymczasem na horyzoncie jawią się kolejne zmiany także w innych obszarach. Co przygotowuje Ministerstwo Cyfryzacji?

Polski rząd planuje zmiany w ustawie o doręczeniach elektronicznych. Istotne zmiany staną się udziałem usługi znanej jako Publiczna Usługa Hybrydowa (PUH) w e-Doręczeniach, która oznacza dostarczanie korespondencji elektronicznej do adresatów nieposiadających adresu do e-Doręczeń (ADE). Nadawca może wysłać dokument drogą elektroniczną, a operator pocztowy automatycznie go wydrukuje i dostarczy w formie papierowej. Ministerstwo Cyfryzacji planuje uwzględnić w przepisach możliwość korzystania z PUH jedynie w granicach Rzeczypospolitej Polskiej. Ponadto instytucje, takie jak sądy i samorządy, będą musiały wdrożyć PUH już 1 stycznia 2028 (wcześniej termin wyznaczono na październik 2029).

Zmiany obejmują także skargi elektroniczne przez e-Doręczenia. "Aby ułatwić obywatelom komunikację z instytucjami publicznymi, zostało zaprojektowane połączenie skrzynek e-Doręczeń i ePUAP w aplikacji www.edoreczenia.gov.pl" - dodaje Serwis Rzeczypospolitej Polskiej. Obywatele nieposiadający jeszcze adresu ADE nie będą więc musieli przełączać się między skrzynkami.

Efektem zmian w ustawie będzie też nałożenie obowiązku korzystania z e-Doręczeń także przez podmioty niepubliczne (ale nie osoby fizyczne), realizujące zadania publiczne. Można będzie sprawdzić w Katalogu Podmiotów Publicznych (KPP), które instytucje stosują e-Doręczenia. Ponadto cyfrowa korespondencja między tymi podmiotami będzie objęta zasadą prawną znaną z tradycyjnej korespondencji. To tzw. fikcja doręczenia, która zakłada, że pismo zostało doręczone, nawet jeśli adresat faktycznie go nie odebrał przez 14 dni od otrzymania pierwszego awizo. Oznacza to, że instytucje nie będą już mogły się wykręcić tym, że nie odebrały pisma.

Kolejna duża zmiana - tym razem w Kodeksie postępowania administracyjnego - obejmuje konieczność wprowadzenia numeru PESEL w pierwszym piśmie urzędowym w danej sprawie. To pozwoli urzędnikom łatwiej rozeznać się w tym, kto ma być adresatem pisma. Unikalny numer PESEL umożliwia identyfikację tożsamości osób, które nazywają się tak samo i/lub mają ten sam adres.

Ministerstwo Cyfryzacji bierze pod uwagę również to, że część podmiotów publicznych może korzystać z alternatywnych systemów korespondencyjnych. Będą one jednak musiały je zintegrować z e-Doręczeniami w przeciągu 36 miesięcy. Ostatnia ważna zmiana dotyczy finansowania rozwoju samego systemu e-Doręczeń.

Poczta Polska, która jest obecnie wyznaczonym operatorem do jego obsługi, będzie zobligowana do wykorzystywania opłat z tytułu przekazywania e-Doręczeń do finansowania dalszych prac nad usługą. Zwrócono bowiem uwagę na problemy z wydajnością systemu i potrzebę jego modernizacji, co biorąc pod uwagę stan usług Poczty Polskiej nawet specjalnie nie dziwi.